Quali sono i principali ruoli nei congressi?

Quali sono i principali ruoli nei congressi?

Quali sono i principali ruoli nei congressi?

Alla scoperta dei ruoli nei congressi che non possono non essere ricoperti da nessuno

Prima di capire quali sono i ruoli fondamentali per l’organizzazione e la buona riuscita di un congresso possa essere considerato come riuscito facciamo un passo indietro.

Partiamo quindi dal significato del termine congresso. Come abbiamo già avuto modo di scrivere fra le pagine del nostro blog, un congresso è una riunione periodica che unisce partecipanti con gli stessi interessi culturali e professionali. Lo scopo ultimo di questo tipo di eventi è quello di accrescere la preparazione professionale delle persone che vi partecipano. Per questo motivo ne esistono di svariate durate, solitamente di più giorni e tipologie.

Come avrai intuito, proprio perché un congresso ha uno scopo da conseguire, questo tipo di eventi necessita anche di figure organizzative che ne assicurino il successo. Ma questi ruoli nei congressi di tipo organizzativo non si limitano solamente a questo scopo ultimo: sono di fondamentale importanza anche per questioni più semplici ed intuitive come avremo modo di vedere poco più avanti.

Abbiamo parlato al plurale perché i ruoli nei congressi di tipo organizzativo sono molteplici, ed ognuno ha sua importanza ai fini del successo di quest’ultimo. In particolare i più importanti sono i ruoli di DMC (Destination Management Company), Convention Bureau, e del PCO o Professional Congress Organizer.

Ognuno di questi ruoli ha dei compiti specifici da portare a termine, pertanto chi lo ricopre a delle competenze specifiche che spesso non sono facili da reperire altrove. In poche parole, liberi professionisti o agenzie che siano, per organizzare dei congressi è necessario rivolgersi a dei veri e propri specialisti del settore.

Ma quali sono di preciso questi ruoli nei congressi che servono a garantire la riuscita dell’evento? Da chi possono essere ricoperti? Che mansioni hanno?

Abbiamo cercato di analizzare questi diversi aspetti brevemente qui sotto grazie all’aiuto dei nostri esperti. La nostra speranza è che il nostro lavoro possa fornirti un quadro più chiaro ed esaustivo possibile.

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I più importanti ruoli nei congressi

Qui di seguito abbiamo preso in esame i tre più importanti ruoli nei congressi che solitamente sono ricoperti da un responsabile o da una impresa che si assicura della riuscita dell’evento. Vediamoli insieme.

DMC (Destination Management Company)

Il ruolo di DMC (Destination Management Company) è di solito ricoperto da agenzie che si occupano dell’organizzazione dei servizi logistici a supporto di un evento in un determinato territorio. Sono quindi agenzie specializzate a livello nazionale, regionale o provinciale.

Si tratta di agenzie solitamente localizzate direttamente sul posto stesso, che si specializzano su un determinato territorio del quale hanno una conoscenza approfondita. Forniscono prenotazioni alberghiere, trasporti, tour, escursioni, organizzazione di eventi e quant’altro necessario.

Ruoli nei congressi: il Convenction Bureau

Il ruolo nei congressi di Convenction Bureau è di solito ricoperto da organizzazioni solitamente a struttura mista, pubblica e privata. Si tratta di organizzazioni che hanno la duplice finalità di promozione di una determinata località e di coordinamento e organizzazione dell’offerta turistico-congressuale in essa presente.

Una convention bureau è un ufficio turistico che ha come funzione fondamentale quella di promuovere sui mercati un dato territorio. Come? Attraverso l’aggregazione delle differenti componenti dell’offerta in un’ottica sistemica. Essa riveste un ruolo di particolare importanza nel marketing del segmento turistico congressuale.

Sono una risorsa del territorio, che ha lo scopo di spingere a organizzare eventi in quella destinazione, fornire assistenza durante la preparazione, invogliare i partecipanti a godere delle potenzialità storiche e culturali e per il tempo libero offerte dalla località.

Le funzioni delle CB sono mutate negli anni adattandosi alle varie realtà territoriali ed all’evoluzione della domanda. Il CB può svolgere differenti attività come:

  1. Attività istituzionali a favore della destinazione;
  2. Iniziative a favore dei promotori di eventi;
  3. Attività a favore dei soci.

Le funzioni delle CB sono varie ed articolate così come la forma societaria che esse possono adottare. La proprietà può essere pubblica, privata o mista così come il capitale di avviamento e di funzionamento.

PCO o Professional Congress Organizer

Il PCO o Professional Congress Organizer, è un libero professionista chiamato a farsi carico di molte mansioni ed attività, tra cui quelle qui di seguito indicate:

  • Stringere rapporti con potenziali committenti di congressi, siano essi aziende, associazioni, etc. Seguendo il cliente dal primo contatto alla chiusura dell’evento.
  •  Individuare le esigenze principali espresse dal committente dell’evento.
  • Concordare con il committente un budget di spesa.
  • Definire un programma di massima delle tempistiche organizzative per ciascun evento.
  • Contattare eventuali sponsor, ospiti e relatori.
  • Valutare l’effettiva funzionalità della struttura congressuale prescelta base alla tipologia del congresso.
  • Organizzare tutti i servizi collaterali all’evento quali mezzi di trasporto, prenotazioni e/o convenzioni alberghiere, servizio di cateringbar etc.
  • Selezionare il personale qualificato per le diverse esigenze congressuali (hostess, sicurezza, etc)
  •  Supervisionare la stampa di brochure o materiale informativo da consegnare agli ospiti.
  • Essere costantemente presente presso la struttura congressuale nel corso di svolgimento dell’evento per risolvere eventuali contrattempi. (Problem Solving)
  • Tracciare un bilancio finale relativo all’organizzazione dell’evento, individuando eventuali criticità e, qualora fosse ritenuto necessario, redigere un documento dimostrativo relativo al ritorno economico dell’investimento fatto.

Conclusioni

Come avrai intuito, ricoprire uno di questi ruoli nei congressi non è affatto semplice date le numerose mansioni di cui c’è da occuparsi. D’altronde a farlo, in ben due dei tre casi che abbiamo preso in esame sono delle vere e proprie agenzie specializzate.

Tuttavia, senza i servizi di DMC (Destination Management Company), Convention Bureau, e del PCO o Professional Congress Organizer,  molti degli eventi che indichiamo come congressi non potrebbero avere luogo. O comunque sarebbero eventi con delle gravi mancanze organizzative. Per questo affidarsi a queste figure professionali è fondamentale affinché il congresso da organizzare abbia successo e sia produttivo.

Per questo motivo è sempre bene rivolgersi a degli esperti in organizzazione di eventi come noi quando si parla di eventi di questo genere ed importanza.

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