Qual’è la differenza fra Event Manager e Event Planner?

Qual'è la differenza fra Event Manager e Event Planner?

Qual’è la differenza fra Event Manager e Event Planner?

Event Manager e Event Planner non sono la stessa cosa. Scopriamo le differenze fra questi due ruoli.

Il mondo degli organizzatori di eventi, come noi di Ventièventi sappiamo bene, è composto da una miriade di profili professionali simili ma diversi. Event Manager, Event Planner, Event Coordinator e così via. Nonostante come dicevamo i ruoli, e come il loro nome fa supporre, possano essere simili tra di loro in realtà vi sono delle differenze fra queste figure.

Se esistono così tanti ruoli d’altronde una differenza deve pur esistere. Una differenza che spesso viene marcata anche in base alle diverse esigenze da soddisfare provenienti sia da parte di aziende che di privati.

Un richiesta elevata che se da un lato è un’ottima notizia per chi cerca un impiego in questo settore, dall’altro spesso genera confusione sia da parte di chi vorrebbe lavorare in questo settore sia da parte di chi invece vorrebbe richiedere i servigi di questi professionisti. Confusione che vorremmo provare quanto meno a ridurre vista la nostra esperienza nel settore.

I ruoli di event manager e di event planner sono spesso considerati sinonimi, anche se si tratta di due lavori molto diversi.

Perchè?

Semplicemente perché la pianificazione di un evento è tutt’altra cosa che la gestione dello stesso. Non stiamo negando che ci siano delle competenze che devono possedere entrambe le figure di event manager ed event planner. Anzi. Scrivendo questo approfondimento stiamo cercando di porre l’accento sulle differenze dei rispettivi ruoli come avrete modo di constatare voi stessi proseguendo nella lettura.

Cosa fa un event planner?

Prima di parlare di differenze fra event manager ed event planner cominciamo con il descrivere brevemente le competenze di ognuna delle due figure.

Cominciamo con la pianificazione di eventi quindi parlando dellevent planner.Plan infatti in inglese significa pianificare. Tutti gli eventi, dai più semplici come ad esempio le feste di compleanno, ai più complessi come i grandi eventi aziendali, iniziano di solito con una pianificazione di qualche tipo.

Definire un budget per l’evento, esporre le proprie idee in merito all’organizzazione dell’evento, concordare un determinato stile da seguire, definire le date in cui svolgere l’evento, sono tutte fasi che fanno parte della pianificazione di un evento.

Pianificare un evento significa lavorare a stretto contatto con il committente dell’evento per far si che la progettazione di quest’ultimo sia perfettamente  in linea con gli obiettivi prefissati. Chi ha bisogno di un event planner significa che desidera avere una figura che sia in grado di  pianificare e gestire tutti gli aspetti dell’evento dall’inizio alla fine.

Quali sono i compiti di un event planner?

Come avrai intuito quindi l’event planner ha una molteplicità di compiti da eseguire. In particolare si occupa dei seguenti aspetti:

  • definizione e rispetto di un budget;
  • selezione di un tema generale per l’evento;
  • scelta grafica e colori;
  • selezione di un luogo;
  • organizzazione di oratori, ospiti o intrattenitori;
  • gestione e coordinamento trasporto;
  • gestione inviti;
  • negoziazione dei contratti di hotel;
  • pianificazione del menù;
  • assunzione fornitori esterni;
  • assunzione di un catering.

Ovviamente la lista degli aspetti di cui si dovrebbe occupare un event planner dipende molto dal tipo di evento che gli è stato chiesto di organizzare. Perciò le sue funzioni potrebbero non limitarsi a quelle contenute in questa lista.

Cosa fa un event manger?

Per capire bene la differenza fra event manager ed event planner ora proviamo anche a spiegare meglio le competenze di un event manager.

Immaginiamo un evento come se fosse un puzzle con i pezzi che si incastrano alla perfezione fra di loro. Ogni pezzo del puzzle è un aspetto diverso dell’evento e solo quando tutti questi pezzi si uniscono andando ognuno al suo posto  l’evento ha successo.

Gestire un evento quindi significa gestire l’evento suddividendolo in tanti piccoli pezzi ed assicurarsi che ognuno di essi sia portato a termine con successo.  Il coordinare complessivo di queste diverse componenti, insieme anche al personale che si occupa di tutti questi aspetti che nel loro insieme portano a compimento il piano organizzativo dell’evento è quindi ciò che viene definito event management.

L’Event Manager quindi ha un ruolo chiave per soddisfare tutto questo: una persona che si affida a questa figura vuole realizzare il suo progetto ancor meglio che se lo organizzasse da solo. Per l’organizzazione di un evento è quindi necessario saper aiutare ed ascoltare, guidare il cliente che lo richiede dandogli delle opzioni e molte altre cose che si acquisiscono solo con l’esperienza.

Quali sono i compiti di un event manager?

Alcuni aspetti della gestione degli eventi possono includere i seguenti aspetti:

  • gestioni prenotazioni e registrazioni all’evento
  • coordinamento fornitori esterni
  • gestione del parcheggio
  • monitoraggio dell’evento
  • problem solving in loco
  • gestione piani di emergenza
  • gestione delle norme di salute e sicurezza
  • supervisione ed esecuzione dell’evento
  • gestione del personale responsabile per ogni funzione

Quali sono le differenze fra event planner ed event manager?

In genere queste figure di cui abbiamo parlato fino a questo momento lavorano a braccetto fra di loro. La prima grande differenza fra event manager ed event planner però riguarda il committente dal momento che solitamente il primo lavora perché ingaggiato da un’azienda che si occupa di organizzare eventi, mentre il secondo invece rispondere direttamente al cliente che vuole organizzare l’evento.

Ovviamente poi tutto dipende dal tipo di evento che si deve organizzare, dal luogo in cui lo si fa e dalle dimensioni dell’evento. Non sempre infatti la definizione di queste funzioni è netta anzi, molto spesso le rispettive responsabilità sono in sovrapposizione.

Proviamo a fare un esempio per chiarire ulteriormente questo aspetto: se ci è richiesto di organizzare un evento su di larga scala allora quello che ci stanno chiedendo sarà un servizio di event planning. Una pianificazione di un evento che però per forza di cose richiederà di lavorare anche con un event manager ad esempio per quanto riguarda aspetti come la gestione del banqueting, il service audio e luci, servizi foto e video ecc.

In ogni caso è importante definire il ruolo ed i servizi da fornire in modo da comunicarli in modo chiaro e puntuale ai clienti. Solo così si eviteranno spiacevoli inconvenienti dovuti alla confusioni con i propri clienti!

Adesso tocca a te decidere!

Se vuoi organizzare un evento ma non sai come fare allora siamo quello che stai cercando. Richiedi un preventivo per l’evento che hai in mente cliccando qui oppure contattaci subito per ricevere più informazioni!

 

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