Prenotazioni alberghiere: comprendere l’Allotment

Prenotazioni alberghiere: comprendere l’Allotment

Prenotazioni alberghiere: comprendere l’Allotment

Cosa è ed a cosa serve il contratto di allotment per le strutture alberghiere

Forse hai già sentito parlare del termine allotment, specie se lavori in ambito alberghiero. Tuttavia non hai capito bene di cosa si tratta e vorresti provare ad approfondire l’argomento dal momento che potrebbe rappresentare un’ottima forma di guadagno per la tua azienda turistica.

Ma cosa significa il termine allotment? Quante tipologie di allotment esistono? Come funziona? Quali sono i vantaggi di questo tipo di contratto?

Cerchiamo di scoprirlo insieme agli esperti di Venti Eventi.

Cosa significa allotment?

L’allotment è sostanzialmente un accordo tra agenzia di viaggi o organizzazione di eventi ed una struttura ricettiva. Il termine Allotment, che in italiano è possibile tradurre con lotto, sta ad indicare il fatto che la struttura ricettiva in questione blocca un determinato numero e tipologia di camere ad un prezzo fisso (opzione) per un determinato periodo.

In questo modo l’operatore può prenotare in blocco e in anticipo i servizi prescelti, distinguendoli anche per tipologia, prezzi, stagionalità e così via. Generalmente, un accordo di allotment è concluso in relazione alla stagione turistica successiva, ma nulla vieta anticipi anche maggiori.

Quali sono i diversi tipi di allotment?

Qui di seguito abbiamo cercato di riassumere quali siano i principali tipi di contratto di allotment disponibili per le strutture alberghiere.

Allotment senza garanzia o opzione con release

Nell’allotment senza garanzia, ovvero con opzione a “release” , le parti stabiliscono una data di scadenza, detta appunto “release”, entro la quale l’operatore deve comunicare al fornitore il numero di camere che intende confermare. Scaduto il termine, i servizi “non confermati” tornano nella disponibilità del fornitore e l’operatore non è tenuto a pagare il relativo prezzo.

Questa formula è molto vantaggiosa per l’agenzia di viaggi o il Tour operator dal momento che può rinunciare alle camere opzionate senza alcun pagamento di penali. Le strutture ricettive, invece, durante tutto il periodo dell’accordo si impegnano a non vendere le camere a nessun altro. Questa tipologia di accordo viene definito anche con il termine Vendita libera o Free sale.

Parzialmente grantito

In questo caso l’agenzia di viaggi o il Tour operator pagherà le camere effettivamente confermate al prezzo pattuito nell’accordo, ed una percentuale del costo delle camere invendute opzionate in precedenza.

Allotment totalmente garantito o Vuoto per pieno

Il contratto garantito, detto anche “vuoto per pieno”, prevede invece che l’operatore paghi per intero il prezzo dei servizi riservati. Questo avviene a prescindere dall’effettiva conferma e dal loro utilizzo.

In questo caso la struttura ricettiva ha il vantaggio della vendita di un cospicuo numero di camere per lunghi periodi. Dall’altro lato invece l’agenzia viaggi, acquistando le camere ad un prezzo favorevole, può effettuare sostanziosi sconti, soprattutto in bassa stagione. E’ così che di solito operano i grandi Tour Operator.

Allotment Specifico o Generalizzato

Vi è anche un’altra distinzione che riguarda la tipologia delle camere oggetto del contratto di allotment.

  • Si parla di Allotment Specifico , quando nel contratto è inclusa la possibilità di vendere un certo numero di camere di una sola tipologia ( camera con vista mare, Suite etc)
  • Nel contratto di Allotment Generalizzato, l’accordo è basato sulla vendita di un certo numero di camere di diverse tipologie.

Come funziona questo tipo di contratto nella pratica?

Per capire bene come funziona un contratto di allotment abbiamo deciso di spiegartelo direttamente attraverso un paio di esempi pratici che abbiamo confrontato fra di loro. Vediamoli insieme qui di seguito.

Vuoto per pieno

L’agenzia X ha stipulato un contratto vuoto per pieno con l’albergo YYY per l’acquisto di 50 camere doppie per il periodo 01/06-30/10 al prezzo di 45€ per camera.

Calcoliamo quindi il costo sostenuto:
Capacità ricettiva = 50 camere x 122 giorni ( periodo dal 1/6 al 30/9) = 6.100
6.100 x €45,00 = 274.500,00 € e questo è il costo sostenuto dall’agenzia o tour operator per l’acquisto della camere.

Diritto di recesso

L’agenzia o Tour Operator questa volta ha stipulato un contratto di allotment per l’acquisto di 50 camere doppie  con diritto di recesso riconosciuto entro il 15/07 al prezzo di 49,00 € per camera.

Capacità ricettiva = 50 camere x 122 giorni ( periodo dal 1/6 al 30/9) =6.100
6.100 x €49,00 = 298.900,00 e questo è il costo sostenuto per acquistare le camere

Notiamo subito come in questo secondo caso il costo sia maggiore dal momento che c’è la possibilità di recedere dal contratto entro una certa data. Tuttavia l’agenzia o il tour operator che ha riservato le camere pagherà solo quelle effettivamente vendute. Quindi nel complesso sosterrà un costo totale inferiore rispetto a quello previsto dal contratto vuoto per pieno.

Come mai? Proviamo a spiegarlo qui di seguito.

Il risparmio per l’agenzia o Tour operator nel caso di allotment

Ipotizziamo ora che le camere vendute (CAPACITA’ EFFETTIVA) siano 5000 . Analizziamo le conseguenze nel caso di contratto “VUOTO PER PIENO” e nel caso di “ALLOTMENT“.

Nel caso del vuoto per pieno la capacita’ ricettiva potenziale data dal numero delle camere prenotate (55) per il numero dei giorni di esclusiva (122) va sottratto a quello della capacità effettivamente utilizzata quindi 5000.

6.100 –  5.000 = 1.100 camere invendute ma già pagate dall’agenzia o tour operator.

L’agenzia sopporterà in questo caso un costo dell’invenduto pari a: 1.100 x 45,00 €= 49.500 €

Nel caso di allotment invece l’agenzia ha fatto valere il diritto di recesso quindi non ha nessun costo dell’invenduto. . Se poniamo che l’abbia fatto entro il 15/07,  il suo costo e’ pari alle camere effettive vendute 5000 x 49,00 €= 245.000 €

Fonte: www.4clegal.com

Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti per quanto riguarda l’allotment non esitare a contattarci.