PCO – Professional Congress Organizer: chi è e cosa fa

PCO - Professional Congress Organizer: chi è e cosa fa

PCO – Professional Congress Organizer: chi è e cosa fa

Alla scoperta della figura del PCO – Professional Congress Organizer. Tutto quello che c’è da sapere

Gli eventi congressuali sono molto complessi dal punto di vista organizzativo. Vi sono infatti molte figure impegnate nella loro realizzazione, dalla semplice manovalanza, molto spesso a base volontaria, a dei veri e propri professionisti.

Tra queste figure, vi sono senza dubbio i cosiddetti Professional Congress Organizer o PCO ovvero, tradotto in italiano, Organizzatore professionale di congressiIl PCO è infatti colui che si occupa di ogni aspetto legato all’organizzazione degli eventi di questo tipo, in pratica il deus ex machina dei congressi, come avremo modo di approfondire poco più avanti.

In questo approfondimento infatti abbiamo chiesto ai nostri event manager di parlarci in maniera approfondita del ruolo del Professional Congress Organizer. D’altronde si tratta pur sempre di un ruolo che sono loro stessi a ricoprire quando devono organizzare eventi congressuali… quindi chi meglio di loro può farcelo scoprire?

A questo proposito, se stai cercando di organizzare un congresso o simili… perché non approfitti del nostro servizio? Clicca qui per richiedere un preventivo!

Chi è il PCO – Professional Congress Organizer?

Il Professional Congress Organizer, o organizzatore professionale di congressi che dir si voglia, è colui che si occupa di ogni aspetto legato all’organizzazione di un evento.

E’ quindi il responsabile di tutte le attività ad esso connesse: dalla fase di ideazione alla fase di realizzazione e conclusione dell’evento stesso.

Quali sono le mansioni del Professional Congress Organizer?

Come potrai facilmente intuire, il professional congress organizer è chiamato a farsi carico di molte mansioni ed attività. Abbiamo cercato di riassumere le principali mansioni del PCO nel seguente elenco:

  • Per essere un buon PCO è necessario innanzitutto stringere rapporti con potenziali committenti di congressi. Quindi stiamo parlando di aziende, associazioni, etc. Inoltre il PCO dovrà seguire il cliente dal primo contatto alla chiusura dell’evento.
  • Un ottimo Organizzatore Professionale di Congressi è in grado di individuare le esigenze principali espresse dal committente dell’evento.
  • Deve concordare con il committente un budget di spesa.
  • Definire un programma di massima delle tempistiche organizzative per ciascun evento.
  • E’ compito del PCO contattare eventuali sponsor, ospiti e relatori.
  • Organizzare tutti i servizi collaterali all’evento quali mezzi di trasporto, prenotazioni e/o convenzioni alberghiere, servizio di catering-bar etc.
  • L’organizzatore professionale di congressi dovrà selezionare il personale qualificato per le diverse esigenze congressuali (hostess, sicurezza, etc)
  • Valutare l’effettiva funzionalità della struttura congressuale prescelta in base alla tipologia del congresso.
  • Supervisionare la stampa di brochure o materiale informativo da consegnare agli ospiti.
  • Trovarsi presso la struttura congressuale nel corso di svolgimento dell’evento in modo da poter risolvere eventuali contrattempi.
  • Tracciare un bilancio finale relativo all’organizzazione dell’evento, individuando eventuali criticità e, qualora fosse ritenuto necessario, redigere un documento dimostrativo relativo al ritorno economico dell’investimento fatto.

Le competenze richieste per essere un PCO

Come ogni figura professionale che si rispetti, sono molte le competenze richieste per essere un PCO di successo. Per questo le abbiamo suddivise in 3 tipologie: competenze di base, tecnico professionali e trasversali. Cerchiamo di vederle insieme nel dettaglio qui di seguito:

  1. Competenze di base: conoscenza di almeno due lingue straniere oltre che delle discipline economiche;
  2. Conoscenze tecnico-professionali: conoscenza delle norme amministrativo-contabili, delle tecniche di pubbliche relazioni e di comunicazione, del settore turistico delle tecniche di organizzazione di un evento aggregativo;
  3. Competenze trasversali: spirito imprenditoriale, predisposizione al lavoro in team capacità di affrontare eventi non prevedibili
    dinamicità, doti di autocontrollo e di flessibilità, capacità organizzative, precisione ed attenzione per i dettagli.

Il percorso formativo più indicato

I percorsi formativi per diventare Professional Congress Organizer più adatti per questa professione sono quelli che prevedono il conseguimento di una laurea in turismo e lingue. Infine è fondamentale che l’organizzatore professionale di congressi abbia un background di conoscenze economiche relative al budget che assicurino un efficiente gestione dell’evento.

In ogni caso, la formazione accademica non è sempre sufficiente. Il nostro consiglio è sempre e comunque quello di intraprendere corsi di formazione appositamente strutturati. Molti di questi percorsi di formazione prevedono anche dei tirocini integrati presso società professioniste del settore.

Ci teniamo a sottolineare che la possibilità di tirocini, integrata al corso di formazione che avete scelto di frequentare, è sicuramente un plus da non sottovalutare. Senza infatti la possibilità di mettere in pratica quanto appreso, avrete completato solo parzialmente la vostra formazione!

Gli sbocchi occupazionali del Professional Congress Organizer

Come è logico, il primo passo per intraprendere quest’affascinante carriera è quello di iniziare a lavorare presso una società specializzata nell’organizzazione di congressi. Ad esempio puoi iniziare la tua carriera magari entrando nella segreteria organizzativa oppure ricoprendo il ruolo di hostess.

L’esperienza iniziale che farai, magari in uno dei due ruoli che ti abbiamo suggerito prima, è fondamentale per acquisire dimestichezza con il settore. Magari potrebbe essere proprio questa esperienza iniziale a farti accedere più avanti a posizioni di livello più elevato.

Il PCO è un dipendente o un libero professionista?

Entrambi. Infatti l’organizzatore professionale di congressi può essere un lavoratore dipendente di una società che organizza congressi.

In alternativa, qualora possieda un’approfondita conoscenza del settore e se ha una buona base economica, può lavorare autonomamente.

I ritmi lavorativi di organizzatore professionale di congressi

Le attività e mansioni di cui si occupa un PCO lo portano ad essere spesso lontano dal proprio ufficio. Capita spesso infatti che alcuni aspetti  alcuni aspetti particolari dell’evento debbano essere gestiti personalmente dal PCO.

I ritmi lavorativi variano notevolmente sulla base della fase organizzativa.  Per gran parte del tempo l’occupazione giornaliera dell’operatore è paragonabile a quella di un impiegato qualsiasi. Tuttavia, questi ritmi lavorativi possono cambiare drasticamente con l’approssimarsi dell’evento, un periodo nel quale è richiesto un orario lavorativo flessibile.

Conclusioni

Se hai letto questo approfondimento dovresti quindi aver carpito tutti i segreti necessari a diventare un professional congress organizer grazie ai consigli dei nostri event manager.

Se invece questo lavoro probabilmente non fa per te ma hai comunque necessità di organizzare un congresso perché non richiedi un preventivo cliccando qui?

 

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