Organizzatori di eventi e coronavirus: cosa c’è da sapere?

Organizzatori di eventi e coronavirus: cosa c'è da sapere?

Organizzatori di eventi e coronavirus: cosa c’è da sapere?

Alcune cose che gli organizzatori di eventi dovrebbero sapere ai tempi del coronavirus

Fino a qualche mese fa, che fiere, eventi, concerti, manifestazioni sportive e congressi venissero annullate in massa sembrava impossibile. Quello degli organizzatori di eventi era un settore che sembrava florido, e l’indotto che ruotava intorno sembrava non potersi fermare mai.

Tutto questo fino all’avvento del coronavirus che ha portato alle stringenti misure di lockdown che hanno riguardato tutto il territorio italiano.

La situazione di emergenza sanitaria dichiarata dall’Organizzazione Mondiale della Sanità ha fatto si che il governo italiano intervenisse emanando il decreto-legge 23 febbraio 2020 n.6. E’ proprio il testo di questo decreto ad aver imposto la sospensione di manifestazioni, eventi e di ogni forma di riunione in luogo pubblico o privato nei comuni e nelle aree nei quali sia positiva almeno una persona per la quale non si conosce la fonte di trasmissione o comunque un caso non riconducibile a un altro nella stessa area di contagio.

Da questo momento in poi la vita per tutti gli organizzatori di eventi è cambiata radicalmente.

Nuove misure anti-contagio sono state introdotte, norme che se da un lato sono necessarie per prevenire la diffusione del virus, dall’altro non possono fare altro che rendere ancora più difficile l’organizzazione di eventi. La situazione è critica e il consiglio più importante che possiamo dare a tutti gli organizzatori di eventi è quello di tenersi informati sull’evoluzione del coronavirus.

Proprio per questo abbiamo cercato di fare il punto della situazione sugli eventi ed il coronavirus in questo articolo cercando anche di fornirvi le informazioni necessarie da tenere sempre a mente ed alcuni consigli.

Le linee guida dell’OMS sull’organizzazione di eventi durante l’allarme coronavirus

L’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) ha compilato un documento dedicato alla gestione degli eventi durante l’emergenza coronavirus. Eccone una sintesi.

Emergenza coronavirus: come preparare l’evento?

Prima di organizzare un evento dovreste stabilire contatti diretti con gli enti sanitari locali. Inoltre dovreste nominare un vostro responsabile che gestisca tutti i contatti, che dovranno essere costanti e prevedere una disponibilità 24 ore su 24.

Per quanto riguarda la valutazione del rischio, in caso di conferma, annullamento o rinvio dell’evento, rimangono le solite indicazioni standard. La decisione che gli organizzatori di eventi ed event manager prenderanno dovrà tenere in conto le ordinanze vigenti e in fase di organizzazione. Inoltre si tratta di una decisione, come sappiamo benissimo, che va continuamente rivalutata in base a nuove eventuali informazioni.

Quali sono le misure da prendere durante gli eventi?

Per gli organizzatori di eventi, il coronavirus, influisce molto sulle misure da prendere durante lo svolgimento degli stessi. Nel documento dell’OMS troviamo le seguenti raccomandazioni:

  • Gli organizzatori dovrebbero informare puntualmente tutti i partecipanti sui rischi di contagio e sulle misure preventive da prendere come ad esempio l’obbligo di indossare le mascherine;
  • E’ necessario considerare il numero dei partecipanti e le modalità di interazione fra di loro. Se necessario dovreste prendere in considerazione di modificare il layout delle sale per evitare contatti ravvicinati;
  • Sarà sempre di più fondamentale poter monitorare ogni persona una volta terminato l’evento. Per questo l’organizzazione dello stesso dovrebbe registrare con molta attenzione tutti i partecipanti.
  • Ottenere informazioni sui partecipanti a proposito di una loro eventuale esposizione al rischio di contagio, o provenienza da luoghi o Paesi a rischio, potrebbe rivelarsi fondamentale.

Organizzatori di eventi e coronavirus: cosa fare dopo l’evento?

Le autorità sanitarie potrebbero avere il sospetto che il contagio sia avvenuto proprio durante la manifestazione che avete organizzato o durante lo svolgimento dell’evento stesso.

In questo caso gli organizzatori sono tenuti a fornire alle autorità sanitarie tutte le informazioni necessarie sui partecipanti: itinerario, prenotazioni alberghiere, pagamenti, biglietti dei mezzi di trasporto pubblici utilizzati per raggiungere l’evento ecc.

Cosa devono fare gli organizzatori di eventi nel caso di contagio di un partecipante?

Nel caso sfortunato in cui un partecipante a un evento avvisasse sintomi riconducibili al contagio da coronavirus, secondo le linee guida dell’OMS gli organizzatori devono:

  • Prevedere e allestire un’area per l’isolamento del partecipante con sintomi da coronavirus e attivare l’assistenza medica.
  • Gli organizzatori di eventi dovrebbero sempre considerare il fatto che un partecipante contagiato potrebbe portare con sé conseguenze a lungo termine su tutti gli altri partecipanti, sul vostro team, sullo staff della location, ecc. Perciò dovrebbero mantenere la calma e la lucidità in questi casi è fondamentale!
  • Le misure di isolamento che dovranno essere poste in essere in caso di sospetto contagio impediranno al partecipante stesso di fare ritorno nella propria abitazione o nel proprio Paese. Perciò come prima cosa gli organizzatori dovrebbero assicurarsi di comunicare quanto abbiamo appena scritto al partecipante stesso.
  • Rendere disponibile soluzioni idroalcoliche (come l’Amuchina o simili) o sapone per permettere ai partecipanti di igienizzarsi spesso le mani.
  • Aumentare la frequenza dei transfer per evitare affollamenti su unico mezzo. In sostanza il principio è più autobus per raggiungere l’evento con meno persone a bordo.
  • Eventi che non prevedono molte persone in un’unica location, sono in genere da preferire.

Cosa devono fare quindi gli organizzatori di eventi per organizzarne uno in emergenza coronavirus?

Riassumendo quanto abbiamo scritto fino a qui, ci teniamo a sottolineare ancora una volta come, nel caso di un evento, il contributo degli organizzatori può essere fondamentale sia nel far sentire sicuri i partecipanti sia nel mettere in atto i giusti comportamenti.

In particolare il supporto degli organizzatori di eventi può essere particolarmente decisivo nelle seguenti attività:

  1. Incoraggiare partecipanti che si sentono male ad autodenunciarsi;
  2. Preveder un luogo dove isolare partecipanti con i sintomi di coronavirus in modo che non possano contagiare gli altri;
  3. Avvisare i partecipanti che le tempistiche per i controlli e le altre normali procedure potrebbero dilatarsi;
  4. Informare i partecipanti agli eventi sul comportamento più adeguato da adottare per prevenire un possibile contagio e per un’autovalutazione di eventuali sintomi;
  5. Distribuire documenti e materiali che possano contribuire all’aggiornamento dei partecipanti agli eventi sulla tematica del coronavirus.

Siti e fonti di informazione da monitorare

Chi ha in programma un evento, specie se di livello internazionale, non può al giorno d’oggi non essere sempre aggiornato sul coronavirus. Ciò può influire innanzitutto nel fornire ai partecipanti informazioni attendibili evitando inutili allarmismi ma può influire anche sul comportamento da tenere qualora gli organizzatori di eventi dovessero incappare in casi sospetti di coronavirus evitando il diffondersi del panico.

Dove trovare gli ultimi aggiornamenti sul coronavirus?

Questi due siti sono i più attendibili:

  1. Organizzazione mondiale della sanità: tra gli aggiornamenti sul sito dell’OMS e sul profilo Twitter dell’OMS si trovano gli ultimi rapporti, le indicazioni su come evitare il contagio e su come affrontare un viaggio internazionale.
  2. Ministero della Salute: il Ministero della Salute ha aperto una sezione del sito dedicata al Coronavirus dove trovare anche aggiornamenti sulle task force messe a disposizione per i controlli e le implementazioni del numero verde 1500 attivo 24 ore su 24.

Per ulteriori informazioni non esitare a contattarci!

posta un commento