Organizzare un evento nel post coronavirus

Organizzare un evento nel post coronavirus

Organizzare un evento nel post coronavirus

Come organizzare un evento dopo l’avvento del coronavirus? Una riflessione ed alcuni spunti utili

Organizzare un evento è una delle attività che negli ultimi anni ha subito le maggiori trasformazioni.

Nuove regole si sono andate a sommare a quelle già esistenti, anche se da molti disattese. Nuove circolari e linee guida emanate da fonti istituzionali locali e nazionali hanno portato un pesante aumento della burocrazia nell’organizzazione di eventi e nella gestione degli stessi.

Come se non bastasse, a complicare le cose è arrivato anche un piccolo nemico invisibile: il coronavirus. E’ adesso più che mai difficile ripartire ad organizzare gli eventi. Tanto più che le nuove norme da rispettare per evitare la diffusione del contagio da parte del covid-19 non sono ancora state rese ufficiali. Regole che lasciano poco all’immaginazione restituendo un quadro abbastanza critico del settore dell’organizzazione degli eventi in generale.

Nonostante tutto, noi che di mestiere ci occupiamo proprio di organizzazione eventi, non vogliamo abbatterci. Vogliamo cogliere questa occasione per cercare di definire meglio le nostre necessità e, perché no, creando un modello organizzativo nuovo. Un modello organizzativo che abbia fra le sue priorità anche quella di proteggere la salute delle persone. Che semplifichi l’applicazione di tutte quelle regole e normative che appesantiscono inutilmente l’organizzare gli eventi.

L’importanza di organizzare eventi per il tessuto sociale

Proviamo a fare un passo indietro ed a considerare il valore che gli eventi ricoprono nel tessuto sociale dei nostri paesi. Si tratta di eventi che sono diventati delle vere e proprie tradizioni a volte, e che fino a non molto tempo fa servivano anche a scandire il tempo della vita quotidiana.

Pensiamo alle sagre paesane, oppure alle feste patronali e perché no anche agli eventi legati alle stagioni o a specifiche date del calendario. Sono questi gli eventi che fino a non molto tempo fa servivano ad aggregare persone autoctone e stranieri, abitanti di piccoli borghi o di grandi città e turisti.

L’avvento del coronavirus, almeno per buona parte del 2020 ha cancellato tutto ciò. Il distanziamento sociale è la nuova parola d’ordine. Ma chi lavora per organizzare gli eventi non può stare con le mani in mano ad aspettare che quest’emergenza, semplicemente passi da sola.

Ed allora?

Alcuni spunti di rilfessione utili

Allora forse è opportuno partire dai requisiti  che le fasi di progettazione, orgnizzazione e gestione degli eventi dovranno per forza di cose seguire. A proposito di questo ci sarà una maggiore necessità del controllo delle presenze, così come delle distanze da tenere, anche se il vero nodo sarà quello relativo all’attuazione di questi controlli.

In secondo luogo ribadiamo la necessità di una maggiore sburocratizzazione del meccanismo di organizzazione degli eventi. Serve questo per permettere agli ideatori di eventi di agire più rapidamente senza aspettare giorni e giorni prima della concessione di una autorizzazione.

Quindi, abbiamo provato ad elencare alcuni spunti che possano aiutare una riflessione su questo tema e che proviamo a condividere con voi.

Nuovi aspetti da tenere in considerazione per organizzare gli eventi

Le nuove norme per l’organizzazione di eventi dovranno per forza di cose tenere conto dei seguenti aspetti:

  • Gestione dell’accesso ai luoghi dell’evento (sia esso in piazza, sia esso all’interno di strutture teatrali o similari). A titolo esemplificativo può essere presa in considerazione la necessità di una misurazione della temperatura e tutti i problemi che ciò potrà comportare,
  • Gestire le distanze all’interno delle strutture o degli spazi in cui ha luogo l’evento.
  • La pulizia e l’ igienizzazione dei servizi igienici sarà fondamentale. Addirittura in alcuni casi potrebbe esserne necessario contingentarne l’accesso,
  • Un altro aspetto da tenere in considerazione è quello della pulizia ed igienizzazione di tutte le superfici che possono venire a contatto con le persone (pensiamo al corrimano, alle transenne, …),
  • La pulizia ed igienizzazione degli impianti e delle strutture sarà anche fondamentale per la tutela degli operatori,
  • In materia di pulizia ed igienizzazione potrebbe essere utile predisporre procedure di sanificazione periodica (giornalmente, dopo ogni evento per quelli ripetuti, ecc. ecc.),
  • Una migliore gestione dei turni di chi lavora negli allestimenti e negli smontaggi è auspicabile,
  • Anche per quanto riguarda la gestione dei rifiuti dovrebbero essere migliorate e garantite le attuali procedure
  • Alla luce di quanto scritto fino a questo momento potrebbe in futuro essere necessario prevedere più tempo fra un evento e l’altro,
  • Aggiornare le conoscenze e competenze dei professionisti del settore, soprattutto in materia di procedure per evitare il contagio e la sanificazione dovrebbe, almeno secondo noi, a questo punto essere già una prassi in atto
  • Utilizzare DPI idonei,
  • Pensare a dispositivi di distanziamento sociale.

Organizzare un evento non sarà più come prima

Per un motivo che non può essere solamente riferito all’approvazione delle nuove norme per il distanziamento sociale da parte del governo italiano, organizzare un evento non sarà più come prima.

Di questo ne siamo consapevoli anche noi.

Però non vogliamo perdere l’ottimismo anche se vogliamo restare con i piedi per terra. Probabilmente organizzare un evento dopo il coronavirus non sarà meglio, ma sicuramente sarà differente.

Una differenza le cui responsabilità cadranno in primo luogo sui partecipanti agli eventi che ci auguriamo rispettino rispetteranno quelle che saranno le regole stabilite per questo ambito. Regole che speriamo siano chiare e che ci impegneremo a presentarle all’inizio e nel corso dell’evento stesso.

Quello che per adesso sappiamo con certezza è che ci saranno modalità e fruizioni diverse degli eventi che porteranno ad un diverso modo di vivere le esperienze. Dobbiamo innovarci e saper cogliere la sfida dei tempi che cambiano attraverso nuove modalità organizzative.

Solo così riusciremo e anche grazie al supporto degli operatori del settore riusciremo rilanciare questo importante settore economico e culturale del nostro paese.

 

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