Organizzare meeting online tutto quello che devi sapere

Organizzare meeting online tutto quello che devi sapere

Organizzare meeting online tutto quello che devi sapere

Alcuni consigli su come e perché organizzare meeting online

Quando si hanno un sacco di colleghi, organizzare una riunione con loro è sempre problematico. Fra chi arriva sempre in ritardo, fra la confusione che spesso regna sovrana in questi contesti, soprattutto quando si svolgono in spazi inadatti, le riunioni sono stressanti.

Ma allora come fare per non rinunciare a queste occasioni a dir poco vitali per un ambiente aziendale sano e stimolante? Semplice, si potrebbero organizzare meeting online più spesso. Tra l’altro, in tempi di pandemia, organizzare meeting online è a dir poco l’unica soluzione per ovviare alle necessità di distanziamento sociale e per non rischiare di venire contagiati. Ecco quindi che sempre più aziende, ma non solo loro, hanno sempre più necessità di organizzare meeting online, non solo per evitare contagi, ma anche per facilitare l’incontro fra dipendenti sempre più spesso in regime di home working.

Organizzare meeting online non è sempre semplice ed una passeggiata: i nostri esperti event manager lo sanno bene. Ecco perché abbiamo deciso di chiedere loro alcuni consigli su come organizzare una riunione di lavoro sul web. D’altronde questo è un servizio che ci viene richiesto da oramai diversi anni, soprattutto in determinati contesti professionali, un contesto che i nostri organizzatori hanno imparato a conoscere bene.

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Cosa è un meeting online?

Un meeting online o web meeting non è niente di particolarmente complicato. Non è altro che una normale riunione tradizionale fra colleghi di lavoro che si tiene sul web in videoconferenza.

Da questo possiamo facilmente dedurre quali sono i vantaggi di una riunione online, in particolare tre su tutti:

  1. Il meeting online dà la possibilità ai partecipanti di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti nel traffico e facendo risparmiare tempo;
  2. Incontrandosi in rete, i partecipanti alla riunione, fanno risparmiare i costi di eventuali trasferte e facendo risparmiare all’azienda i costi di eventuali trasferte;
  3. I meeting online sono molto più flessibili: si possono organizzare con molto meno anticipo rispetto ad una riunione tradizionale.

Cosa serve per organizzare un meeting online?

Gli strumenti necessari per organizzare un meeting online sono 3. Vediamoli qui di seguito:

  1. Un computer o dispositivo mobile con una buona connessione internet. Questa è la premessa indispensabile per fare in modo che il meeting online abbia successo. Una connessione lenta e instabile potrebbe interrompere la tua riunione online sul più bello ed esasperare i partecipanti.
  2. Sistema video e audio di buona qualità: sentire e vedere bene chi sta parlando è importantissimo per la buona riuscita del tuo meeting online! Cerca di evitare il più possibile echi e rumori di fondo e di fare in modo che i partecipanti siano ben visibili. Usa un buon microfono, delle luci adeguate e delle videocamere per web conference efficienti.
  3. Piattaforma per webinar: questo non è altro che un software da scaricare sul tuo computer o dispositivo mobile che ti permetterà di organizzare meeting online ed altre tipologie di eventi virtuali. Non solo, la piattaforma è  in grado di fornirti molti strumenti utili (come la condivisione schermo online) quindi fai attenzione a scegliere quella che meglio si presta alle tue esigenze!

Come si deve strutturare una riunione online?

Prima di organizzare un incontro di lavoro online è necessario focalizzarsi su quali sono gli obiettivi da raggiungere. Ad esempio se la riunione servirà per esporre un bilancio oppure se servirà per una collaborazione di tutto il team di partecipanti. A prescindere dall’obiettivo comunque, l’obiettivo di una riunione online deve essere quello di coinvolgere i partecipanti. Un coinvolgimento che deve essere attivo in quanto, si spera, tutti dovranno partecipare alla discussione.

Per facilitare la discussione del gruppo durante i meeting online il moderatore dovrà facilitare gli altri a relazionarsi e collaborare. Per farlo dovrà quindi essere in grado in primis di garantire con ognuno abbia il giusto tempo per parlare e sentirsi a suo agio. Pertanto consigliamo sempre di prepararsi una scaletta della riunione, meglio se divisa in 4 momenti distinti:

  1. Accoglienza: in questa fase si accolgono i partecipanti e si spiega il funzionamento della piattaforma oltre che degli gli strumenti che verranno utilizzati.
  2. Presentazione delle attività e degli obiettivi dell’incontro.
  3. Svolgimento delle attività. Questo è il momento più importante e quindi anche il più lungo. In genere è in questa fase che si utilizzano strumenti come la condivisione schermo online per mostrare slide, schemi e documenti ai partecipanti.
  4. Conclusione: si tirano le somme del meeting online lasciando spazio a domande o osservazioni.

Organizzare un meeting online: alcuni consigli pratici

Abbiamo raccolto qui di seguito alcuni consigli pratici su come organizzare una riunione online, consigli che ti torneranno utili anche durante il suo svolgimento. Eccoli qui:

  1. Testa la piattaforma e gli strumenti, ma anche la connessione, prima del meeting online per evitare brutte sorprese;
  2. Stabilisci come fare per dare parola ai partecipanti. Un’ottima soluzione è quella di aprire e chiudere i microfoni su richiesta;
  3. Evita che gli interventi dei partecipanti non si sovrapporranno gli uni con gli altri;
  4. Ricorda ai partecipanti l’appuntamento e fornisci le istruzioni su come parteciparvi prima della data fatidica.

Conclusioni

Se hai letto con attenzione i nostri consigli non dovresti avere problemi ad organizzare un meeting online. Infatti le riunioni online non dovrebbero avere più segreti e… per tutto il resto è solo questione di pratica!

Se invece stai cercando di organizzare un meeting online e non sai a chi rivolgerti puoi sempre cliccare qui per richiederci un preventivo!

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