Organizzare conferenze virtuali nell’era del coronavirus: alcuni consigli

Organizzare conferenze virtuali nell'era del coronavirus: alcuni consigli

Organizzare conferenze virtuali nell’era del coronavirus: alcuni consigli

I tanti eventi annullati o rimandati ci portano ad una doverosa riflessione su come organizzare conferenze virtuali durante il coronavirus

Fino ad alcuni mesi fa, partecipare ad eventi culturali, aziendali o privati insieme a molte altre persone era la normalità. Poi però è arrivato il coronavirus ed il distanziamento sociale è diventata la normalità a causa delle misure anti-contagio predisposte dal governo italiano. Ma è proprio questa distanza che le persone devono mantenere fra di loro per proteggersi che in realtà sta dimostrando l’opposto. Ovvero che più che mai le persone sono fatte per stare insieme.

Uno stare insieme che però, non è più possibile in questo contesto. Un contesto che probabilmente avrà un impatto a lungo termine soprattutto dal punto di vista economico ma non solo. Avrà un impatto particolare sulla voglia delle persone di partecipare a concerti, conferenze, fiere ed altri eventi di ogni genere.

 

Tuttavia non tutto è perduto. Questo contesto ha favorito la nascita di una laboratorio di idee senza precedenti per individuare nuovi modi di aggregazioni come ad esempio organizzare conferenze virtuali.

Dopo l’iniziale paralisi dovuta allo stato confusionale di una situazione imprevista e nuova, durante la quali molti eventi sono stati semplicemente rimandati, gli organizzatori di eventi hanno dovuto trovare una rapida soluzione a questa situazione. Per questo motivo molti eventi da live sono diventati digitali dando un’enorme spinta all’organizzazione di conferenze virtuali.

Si tratta di un cambiamento che secondo noi di Ventievènti non terminerà con il passare del virus. Secondo noi questo cambiamento ha innescato un vero e proprio cambio di paradigma. Questo perché è stato necessario un cambiamento di approccio che ha portato a riconsiderare il modo in cui raggiungere il pubblico, oltre al modo in cui far fruire i nuovi eventi virtuali. E questo vale sia per gli eventi su larga scala che in scala ridotta, specie durante le conferenze virtuali

In questo contesto abbiamo cercato di analizzare la situazione individuando alcune buone pratiche che possono essere perseguite per organizzare le prossime conferenze virtuali sulla base di alcuni errori che vengono commessi frequentemente. Vediamone alcuni.

Organizzare conferenze virtuali partecipate

Sia che lo facciano di persona oppure online, alcuni eventi sono fondamentali per le persone per fare rete e scoprire nuovi concetti o strumenti. Questo è un fattore che sicuramente non cambierà. Per questo dovremo focalizzarci sul soddisfare il più possibile queste esigenze tramite le piattaforme digitali. Sono quindi necessari alcuni cambiamenti strategici.

Una conferenza difficilmente può essere convertita in una chat room. D’altronde chi di voi starebbe a guardare uno schermo che mostra una sola persona che parla inquadrata sempre alla stessa maniera da una telecamera? Interventi di questo tipo sono si funzionali, ma certamente avrebbero un effetto soporifero su chi li segue.

Molto meglio allora pianificare i segmenti in cui suddividere il proprio intervento durante la conferenza virtuale, magari aiutandovi con la proiezione di video o di slide. Oppure usate più telecamere per cambiare angolazione delle riprese che vedranno gli utenti che partecipano alla vostra conferenza. Tutti quelli che abbiamo elencato sono trucchetti che serviranno ad organizzare conferenze virtuali con un certo dinamismo. Ed è proprio questo dinamismo che darà ritmo al vostro evento e riuscirà a focalizzare meglio l’attenzione dello spettatore. Un po’ come accade quando si guarda un film al cinema.

Adattarsi al formato dell’evento

Questo consiglio è semplice quanto difficile da mettere in pratica nell’organizzare una conferenza virtuale.

Questo perché chi interviene nell’evento, o chi ne è il protagonista, dovrebbe adattare il proprio stile alla telecamera e non al palco. E dietro alla telecamera c’è un pubblico in carne ed ossa ma… a casa propria! Diventa quindi fondamentale avere una conversazione coinvolgente con il pubblico tramite la telecamera. Così come è è fondamentale saper proiettare la propria presenza non più su di un palco o in una stanza ma su di un monitor.

Organizzare conferenze virtuali significa trasformare in una conversazione un evento unidirezionale

Quando si organizza una conferenza virtuale si dovrebbe poter consentire ai partecipanti all’evento di interagire con i relatori ed il pubblico. Gli spettatori che siedono davanti al monitor non sono infatti passivi come potremmo essere abituati a pensare. Per garantire ciò è necessario organizzarsi in anticipo ad esempio connettersi alle proprie community tramite i social permettendo ai membri di partecipare ponendo domande o di interagire fra di loro.

Un ruolo importante per poter trasformare un evento unidirezionale in una conversazione è sicuramente recitato dal moderatore. Anziché strutturare la solita conferenza virtuale di un’ora in una parte di presentazione e in una parte in cui è possibile porre domande e ricevere e risposte, andrebbe incoraggiata la partecipazione in tempo reale. Questo servirà a costruire un’esperienza dinamica in cui i partecipanti si sentono coinvolti. Se c’è coinvolgimento il tasso di attenzione più alto durante tutto il corso della conferenza virtuale.

Ogni conferenza virtuale dovrebbe riferirsi ad un pubblico globale

Il bello degli eventi virtuali come le conferenze è che il pubblico che vi può assistere non conosce barriere geografiche. L’evento può essere visto dall’Italia come dall’Australia sfruttando la tecnologia per fornire sottotitoli in grado di tradurre nella lingua desiderata i contenuti dell’evento.

Una conferenza virtuale inoltre può essere registrata con i due importanti vantaggi che questo comporta: potersela riguardare quando si desidera e poterla caricare su piattaforme in modo da estendere il pubblico della stessa. Pensate ad esempio a Youtube o Facebook. In quanti di voi hanno potuto visualizzare degli eventi live tramite la piattaforma di Zuckerberg o riguardare con calma una conferenza che era stata immessa su Youtube?

Organizzare conferenze virtuali significa anche coinvolgere il pubblico

Per gli eventi live esistono delle prassi da mettere in atto per poter coinvolgere al meglio il proprio pubblico di riferimento. Con questo ci riferiamo a tutte le comunicazioni prima dell’evento, fino ad arrivare agli approfondimenti a fine evento. Ovviamente anche per gli eventi digitali, come le conferenze virtuali, devono essere pensati dei percorsi finalizzati a coinvolgere il pubblico che parteciperà all’evento in questione.

L’apprendimento autonomo ad esempio, è particolarmente agevolato dal mezzo virtuale. Per coinvolgere i partecipanti, in questo caso studenti, potrebbe essere un buon metodo quello di incoraggiarli a completare dei “compiti a casa” prima dell’inizio dell’evento.

Eventi virtuali e nuove opportunità

Nel breve periodo è improbabile che la richiesta di grandi conferenze dal vivo torni presto a fiorire. E molto probabilmente anche nel medio e lungo periodo. Questo per via di tutta una serie di motivi oltre al coronavirus, non da ultimi gli elevati costi di organizzazione. Quello che conta è, come dicevamo prima, che siamo di fronte ad un vero e proprio cambio di paradigma.

Per questo non c’è tempo da perdere. Gli organizzatori di eventi come noi devono trovare nuovi modi per coinvolgere il pubblico. Questo va fatto valorizzando quelli che sono gli aspetti positivi degli eventi virtuali cercando di massimizzare le piattaforme esistenti a vantaggio dei clienti.

Questo ovviamente pone il settore dell’organizzazione degli eventi di fronte a nuove sfide che porteranno a cambiamenti significativi. Ad esempio quelli riguardanti l’organizzazione delle conferenze virtuali che abbiamo cercato di analizzare in questo approfondimento. Cambiamenti, importanti e profondi, che non riguardano solo questo settore. Si tratta di cambiamenti che però possono aiutarci a chiarire ancora di più come mai un pubblico decide di trascorrere il suo tempo assistendo agli eventi che organizziamo. Potrebbero quindi a sua volta ad innescare un circolo virtuoso di partecipazione agli eventi e di migliore organizzazione degli stessi.

Ovviamente a livello umano, il valore della connessione live, da persona a persona rimane non sostituirà mai quello che possono rappresentare ad esempio le nuove conferenze virtuali. Tuttavia possiamo e dobbiamo sfruttare questa opportunità per ridefinire come e perché interagiamo con le persone.

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