Meeting e ristorazione, binomio aureo

Meeting e ristorazione, binomio aureo

Meeting e ristorazione, binomio aureo

Meeting e ristorazione sono un binomio oramai imprescindibile. Scopriamo perché e quali sono questi momenti di ristoro.

Ogni meeting o conferenza che si rispetti ha oramai una parte dedicata appositamente alla ristorazione. D’altronde questi eventi di cui parliamo durano per molto tempo radunano molte persone, pertanto prevedere dei momenti di pausa e di ristoro è fondamentale. E questo vale sia per i partecipanti a questi eventi che per i relatori.

Non stiamo parlando di chissà che cosa. Stiamo parlando degli oramai classici “Welcome Cocktail, coffee break, cocktail e buffet” che di solito si organizzano durante le pause di convenction, fiere, e meeting aziendale. Stiamo quindi parlando di quei momenti in cui meeting e ristorazione convivono. Niente di strano quindi!

Ma perché questi momenti sono così importanti? E soprattutto quanti e quali sono questi momenti?

Cerchiamo di fare il punto sulla relazione fra meeting e ristorazione qui di seguito insieme agli esperti di Venti Eventi. In questo modo proviamo non solo a farti capire perché è importante prevedere questo tipo di momenti durante gli eventi, soprattutto quelli M.I.C.E., ma soprattutto cercheremo anche di individuare quali sono questi momenti.

Meeting e ristorazione, l’importanza di questo binomio

La ristorazione all’interno degli eventi, in qualsiasi forma sia, è uno dei momenti più importanti al loro interno.

Già, ma come mai?

E’ nei momenti di pausa e di ristoro che i partecipanti all’evento fanno rete fra di loro scambiandosi contatti o idee. E molte volte è proprio grazie a questi momenti, perlopiù tenuti in un contesto informale, che si creano quelle sinergie che poi portano dei risultati concreti all’azienda. Non necessitano solo quindi di cibo e bevande per ristorarsi, ma anche di spazi adeguati ad intrattenere relazioni sociali.

Welcome Cocktail, coffee break, cocktail e buffet sono però spesso sottovalutati dalle aziende che organizzano eventi come congressi o meeting aziendali in generale. Spesso viene dato per scontato che le aspettative degli ospiti e del cliente ricadano sulla classica proposta dolce o sul binomio dolce e salato, accompagnato da caffè e bevande varie.

La meeting industry è però sempre di più alla ricerca di proposte su misura e soluzioni alternative ed orginali. Un menù classico d’altronde può essere offerto da qualsiasi fornitore perciò non rappresenta un reale vantaggio. In questo settore la competizione è alta per questo motivo è necessario differenziare, oltre che i momenti di pausa e di ristorazione, anche la proposta da fornire ai propri clienti.

Per questo motivo noi di Venti Eventi cerchiamo di proporre sempre un’offerta che sia personalizzata in base a quelle che sono le esigenze del cliente ma che allo stesso tempo sia in linea con l’evento stesso. Tutto questo senza rinunciare ad un pizzico di originalità che di certo non guasta mai.

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I momenti conviviali di un evento M.I.C.E.

L’acronimo M.I.C.E. raggruppa i seguenti tipi di eventi: meetings, incentive, congress, events.

Come è facile intuire quindi si tratta di eventi nei quali è per forza di cose è compresa una parte dedicata alla ristorazione ed alla ricreazione. Un evento M.I.C.E.  che si rispetti quindi deve prevedere un’organizzazione sapiente dei momenti conviviali.  In sostanza quindi meeting e ristorazione devono convivere.

Ma quali sono questi momenti conviviali di cui abbiamo parlato fin dall’inizio di questo articolo?

Ne parliamo qui di seguito.

  • Il Welcome cocktail è il biglietto da visita dell’evento per un ospite in arrivo. Si tratta di un momento socializzante spesso ideato con il fine secondario di impegnare piacevolmente il tempo necessario per sbrigare le pratiche amministrative di registrazione. Tendenzialmente durante il cocktail di benvenuto si predilige un finger food salato. D’altronde gli ospiti ospiti giungeranno in hotel nel tardo pomeriggio antecedente l’inizio dei lavori.
  • I coffee-break inframezzano sia le sessioni del mattino che del pomeriggio. Si tratta delle vere e proprie pause caffè, pertanto la loro durata è piuttosto corta.
    Per un numero di partecipanti contingente è quindi opportuno predisporre più punti di ristoro al fine di evitare sgradevoli code e ospiti che si accalcano.
    Si predilige un assortimento snello di food & beverage, come succhi di frutta e biscotti secchi confezionati, sempre venendo incontro ad eventuali sensibilità alimentari e intolleranze dei partecipanti.
  • Per i cocktail e buffet si provvederà ad allestire in uno spazio le bevande alcoliche e non, da abbinare a buffet caldi/freddi che costituiscono una variante gradita di un pasto formale. Questo perché evitano tempi morti ed inoltre favoriscono discussioni rilassate fra i relatori e il pubblico che dato il contesto informale è più spinto alla partecipazione.
  • La cena di gala rappresenta il fiore all’occhiello di un evento M.I.C.E.. Di solito è collocata in una location di valore storico-artistico-culturale della città in cui si organizza l’evento. In quanto si tiene in questo tipo di location si tratterà dunque di un evento formale a tutti gli effetti.
    Tale evento mondano dovrà essere curato nei minimi dettagli. Solitamente i catering per questo tipo di eventi mettono in evidenza le eccellenze enogastronomiche del territorio. Attenzione particolare anche agli allestimenti dei tavoli, alla musica di sottofondo che non sovrasti la conversazione, ed al servizio trasporti per riaccompagnare agevolmente in hotel i partecipanti.

Conclusioni

A questo punto la palla passa in mano a te. Abbiamo cercato di spiegarti l’importanza dei meeting e ristorazione durante tutti gli eventi di questo genere e quindi adesso sta a te cogliere i nostri suggerimenti.

Si’, ci rendiamo conto che organizzare un evento M.I.C.E. ed occuparsi anche degli aspetti della ristorazione non è semplice. Ma per questo siamo qui noi!

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