To do list per organizzare un webinar

to do list per organizzare un webinar

To do list per organizzare un webinar

Una raccolta dei punti più importanti da seguire per organizzare un webinar

Saper organizzare un evento online è diventato indispensabile nel corso dell’ultimo periodo, specie quando si tratta di organizzare un webinar. Molti event manager o organizzatori di eventi si sono trovati in forte difficoltà negli ultimi mesi a causa della pandemia e si sono visti costretti ad annullare i propri eventi. Il distanziamento sociale ha infatti reso impossibile qualsiasi forma fisica di partecipazione agli eventi e la renderà un miraggio ancora per un po’ di tempo.

Tuttavia, se è vero che in molti sono stati costretti a rimandare o annullare i propri eventi, è altrettanto vero che in alcuni casi non c’è stato affatto bisogno di ricorrere a queste misure drastiche. Come mai? Semplice: coloro che sono riusciti comunque a portare a termine i propri eventi sono coloro che avevano pensato al loro evento come un evento virtuale. Ad esempio, chi doveva organizzare un webinar, non ha dovuto rimandarlo o peggio, annullarlo.

Volenti o nolenti quindi, per poter sopravvivere, è necessario organizzare eventi online come webinar, proprio come già da qualche tempo a questa parte anche i nostri event manager stanno facendo. A questo proposito puoi cliccare qui se vuoi richiedere un preventivo per organizzarne uno!

Ma cosa significa organizzare un webinar? Quali sono le strategie per progettare al meglio webinar e simili? Quali sono gli errori da evitare durante la progettazione del tuo seminario online? 

Abbiamo cercato di rispondere a queste domande con l’aiuto dei nostri event manager e quello che ne è venuto fuori è una to do list da seguire per organizzare un webinar al meglio.

Organizzare un webinar: fare sempre un test prima del tuo evento online

Organizzare un webinar presenta innumerevoli vantaggi: ad esempio evita di perdere tempo negli spostamenti e spese inutili. Tramite i seminari online infatti puoi presentare i tuoi contenuti ad una platea sparsa in tutto il mondo mentre te ne stai comodo a casa o in ufficio. Ma fare un webinar non significa improvvisare. Uno degli aspetti principali dei webinar sono infatti i contenuti che offrirai ai partecipanti. Per questo ogni contenuto va pianificato, curato nei dettagli, gestito nel miglior modo possibile.

Se alla fine dei conti i contenuti sono di competenza dei relatori del webinar, l’organizzazione sarà l’aspetto chiave che dipenderà da te. Ecco quindi che come prima cosa quando si deve organizzare un webinar è bene effettuare un test prima dell’evento online.

Non vorrai mica, nel bel mezzo della presentazione, vedere il relatore scomparire, oppure ritrovarti di punto in bianco in una situazione di blackout e non sapere come muoverti per risolverla, vero? La fase di test serve proprio ad evitare che situazioni di questo tipo possano verificarsi: sia perché “prevenire è meglio che curare”, sia perché non commettere errori è sempre meglio.

Per questo pianifichiamo la sessione di test alcuni giorni prima della diretta. In una mezz’ora siamo in grado di presentare al cliente la piattaforma, capire come poterla utilizzare per raggiungere gli obiettivi, controllare che la connessione e i dispositivi utilizzati siano idonei alla diretta. Un’ che ripeteremo nuovamente mezzora prima dell’inizio del webinar.

Elementi essenziali di un webinar

Quando si deve organizzare un webinar quindi è fondamentale fare un test prima di “andare in onda. Ma un test di cosa? Di tutti quegli elementi essenziali che rendono unico e vantaggioso lo svolgimento di un seminario online. Qui di seguito abbiamo elencato quali sono gli elementi essenziali di un seminario online:

  • La connessione: Il primo punto da cui partire è la verifica della stabilità della connessione di cui si dispone. Meglio collegarsi attraverso un cavo Ethernet visto che in genere riesce a garantire una maggiore stabilità della linea, Per verificare le condizioni della propria connessione invece fai uno speedtest;
  • Pc: E’ importante concentrarsi anche sugli hardware che verranno utilizzati come ad esempio il computer. Tranquillo, non serve un computer incredibilmente potente: tutti i moderni sistemi operativi permettono di connettersi ad un webinar. Accertati solo che non ci siano applicazioni in funzione, per evitare che notifiche possano disturbare la presentazione (Skype è un pessimo alleato).
  • Microfono: un buon microfono è fondamentale: una voce chiara e limpida sarà capace di mantenere alta l’attenzione del pubblico ed agevolerà la comprensione degli argomenti trattati. Ricordati quindi di fare i dovuti test sulla qualità audio!
  • Webcam o telecamera: anche la qualità video di un webinar è fondamentale, pertanto occorre sia valutare che il dispositivo trasmetta in maniera ottimale l’immagine di chi sta parlando, sia che l’illuminazione e il setting siano ben disposti. Evita ambienti bui o poco illuminati e presta attenzione a ciò che c’è alle spalle del relatore. Meglio farsi preparare un sfondo con magari il logo dell’azienda o dell’evento in bella vista!

Organizzare un webinar: la divisione dei ruoli

Una volta controllato che tutto funzioni perfettamente, occorre definire bene chi farà cosa durante l’evento. Durante il seminario online saranno condivise slide o video? Chi sarà il moderatore del webinar? Chi il relatore? Si potrà intervenire durante la diretta?

In base alla risposta a queste domande si dovrà scegliere una piattaforma adeguata ad organizzare il webinar in questione ma non solo. Dovrete anche prevedere che sarà necessario “formare” chi terrà il webinar ad utilizzarla. Ecco quindi che magari potrebbe essere utile far vedere dove si trova il pulsante di condivisione dello schermo, oppure quello dal quale si possono silenziare i microfoni dei partecipanti per assicurare un’esposizione senza interruzioni.

Un punto, quest’ultimo, che si collega al primo che abbiamo affrontato in questa to do list su come organizzare un webinar. Effettuare dei test di prova infatti è necessario sia per chi organizza il webinar, ma anche per chi si troverà a svolgerlo in modo che possa “fare pratica con la piattaforma che si è scelto di utilizzare.

Conclusioni

Quando si deve organizzare un webinar quindi, ci sono molti aspetti da tenere in considerazione. Sia da un punto di vista hardware, come pc, microfoni, connessione e telecamere, sia di un punto di vita software come ad esempio scegliere una piattaforma adatta alle esigenze. Effettuare i test per controllare che tutto sia a posto è inoltre importantissimo per verificare il corretto funzionamento di tutti gli strumenti ma anche per formare chi terrà il webinar.

Vuoi organizzare un webinar ma non sai a chi rivolgerti? Clicca qui e richiedici un preventivo!

post a comment