Eventi digitali: vantaggi opportunità e criticità

Eventi digitali: vantaggi opportunità e criticità

Eventi digitali: vantaggi opportunità e criticità

Vantaggi, opportunità ed insidie degli eventi digitali per organizzatori e partecipanti

Oramai è un dato di fatto: gli eventi digitali sono una realtà concreta e imprescindibile. Non ci vuole molto a capirlo.

I passi in avanti della tecnologia ed un contesto profondamente mutato a causa della pandemia globale, hanno fatto sì che ogni evento debba avere anche una parte online. Una parte nel web che sta diventando sempre più la parte principale dell’evento vero e proprio.

A sostegno della nostra tesi portiamo i seguenti dati (fonte: Event Report): il  76% degli organizzatori usa abitualmente soluzioni digitali per gestire i propri eventi. L’81% dei partecipanti si aspetta che il digitale sia parte dell’esperienza dell’evento. Percentuali che dimostrano come il oramai settore degli eventi sia in piena trasformazione digitale.

Noi che operiamo proprio nel settore dell’organizzazione degli eventi lo sappiamo bene. A questo proposito, se vuoi provare ad usufruire dei nostri servizi puoi cliccare qui! E’ già da diverso tempo che infatti ci poniamo diverse domande come le seguenti: “Quali sono i vantaggi degli eventi digitali? Quali sono gli strumenti più utilizzati dagli organizzatori? Quali sono le priorità di organizzatori e partecipanti ad eventi digitali?”.

Abbiamo cercato di rispondere a queste domande insieme ai nostri event manager. Pertanto, se sei curioso, continua a leggere!

La digitalizzazione degli eventi

Digitale non è sinonimo di “online”, nonostante i due termini siano strettamente correlati. D’altronde è pur sempre vero che molte applicazioni digitali siano veicolate attraverso il web.

In realtà il termine digitalizzazione indica la trasformazione di informazioni e processi analogici in informazioni e processi digitali, non esclusivamente legati al web. Negli eventi “digitali” l’impatto è concentrato più che altro nel lato organizzativo. Gli eventi virtuali si avvalgono ad esempio di piattaforme per la registrazione online, di app  per il networking o per lo streaming oppure di gruppi social che “allungano” la vita dell’evento.

Eventi online: le aspettative degli organizzatori

Gli organizzatori di eventi digitali hanno prevalentemente 5 obiettivi principali:

  • risparmiare tempo,
  • semplificare i processi organizzativi,
  • aumentare la soddisfazione dei partecipanti
  • comunicare comunicare con loro in modo più efficace,
  • ridurre i costi organizzativi.

Obiettivi ampiamente raggiunti visto che, sempre secondo Event Report  il 75% degli intervistati ha dichiarato di averli effettivamente raggiunti. Una percentuale talmente alta che molti di questi hanno anche aggiunto di volere, in futuro, potenziare l’uso di strumenti digitali.

Quali sono gli ambiti di maggiore ottimizzazione dei processi degli eventi digitali?

Gli ambiti in cui la digitalizzazione porta i maggiori benefici, in termini di efficienza operativa e ottimizzazione dei risultati, sono diversi.

In particolare, a nostro avviso sono:

  • l’organizzazione dell’evento,
  • il marketing,
  • la comunicazione con i partecipanti e la loro gestione,
  • i processi di registrazione.

Anche il report analizzato da Event Report è d’accordo con noi. Ma d’altronde non ci vuole una scienza per capirlo. Basta chiedere ai partecipanti degli eventi digitali che, fra i vantaggi delle soluzioni digitali, sembrano apprezzare i seguenti aspetti:

  • la possibilità di avere più informazioni sull’evento,
  • maggiore semplicità del processo di registrazione,
  • la maggiore efficacia del networking con gli altri delegati (grazie ai sistemi di matching), 
  • l’opportunità di partecipare più attivamente grazie agli strumenti interattivi.

Gli strumenti utilizzati dagli organizzatori

Spoiler: fra gli strumenti più utilizzati dagli organizzatori di eventi digitali ve ne sono molti che usiamo anche noi! Clicca qui per provare!

D’altronde se si vogliono organizzare degli eventi digitali non si possono non utilizzare i seguenti strumenti:

  • le campagne email utilizzate da 72% circa degli organizzatori di eventi,
  •  il marketing online (66%)
  • le piattaforme di registrazione o vendita biglietti (47%).
  • comunità online (forum, social etc),
  • le app degli eventi,
  • lo streaming video,
  • gli strumenti interattivi per le domande del pubblico
  • le app per il networking.

Il divario fra le priorità degli organizzatori e dei partecipanti agli eventi digitali

Se da un lato molti partecipanti ritengono indispensabili le piattaforme di registrazione online, queste sono usate da meno della metà degli organizzatori digitali. Inoltre, un numero consistente di partecipanti vorrebbe usare app di networking che però vengono fornite solo dal 22% degli organizzatori.

Numeri più vicini, anche se persiste comunque un divario notevole, riguardano anche le community online. Se il 52% dei partecipanti agli eventi digitali vorrebbe entrarvi, solo il 44% degli organizzatori le attiva.

Il report di Event Report quindi indica chiaramente agli organizzatori la strada da percorrere per organizzare eventi digitali. Una strada che serve per allineare la propria offerta digitale alle esigenze dei partecipanti.

Le criticità:  protezione dei dati e complessità di utilizzo

Sia organizzatori che partecipanti si scontrano con diverse criticità legate al mondo degli eventi digitali. Se da un lato gli organizzatori ritengono problematica la complessità tecnica di questi eventi, dall’altro c’è la questione della protezione dei dati raccolti.

Quest’ultima è, tra le altre cose, come facilmente intuibile, la prima preoccupazione dei partecipanti. Arricchire i database con i dati dei partecipanti è una priorità per gli organizzatori ma al contempo questi ultimi sono restii a fornirli perché temono di essere sommersi dallo spam. Ecco quindi che un’informazione chiara, semplice e trasparente sulle policy di privacy è sicuramente d’aiuto.

Conclusioni

Gli eventi digitali, nonostante le varie criticità sopra elencate, sono comunque percepiti come una grande opportunità. Questo è valido sia per gli organizzatori che per i partecipanti.

In particolare, per i primi gli eventi digitali sono un’opportunità per velocizzare e rendere più efficiente il marketing, la gestione e la comunicazione con i delegati. Per i secondi il digitale è uno strumento per sfruttare meglio tutte le opportunità offerte dall’evento e, anche, un veicolo di intrattenimento.

La soluzione ottimale quindi potrebbe essere quella di raggiungere un equilibrio tra la parte fisica e digitale degli eventi. Solo mediando fra le diverse esigenze di partecipanti ed organizzatori si potranno organizzare eventi digitali di sicuro successo.

Anche i nostri eventi digitali sono basati sulla ricerca di questo giusto equilibrio. Per scoprirlo clicca qui!

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