Come strutturare un meeting online alcuni consigli

Cosa comporta l'organizzazione di un meeting online? Perchè è importante organizzarne uno? Ma soprattutto come sfruttarlo al meglio?

Come strutturare un meeting online alcuni consigli

Cosa comporta l’organizzazione di un meeting online? Perchè è importante organizzarne uno? Ma soprattutto come sfruttarlo al meglio?

Organizzare le riunioni di lavoro, così come parteciparvi non è mai una cosa semplice. Figuriamoci adesso che l’avvento del coronavirus ha completamente cambiato le modalità di queste riunioni.

Proprio il coronavirus però ha dato una svolta incredibile al mondo dei meeting online: dal momento che le misure di distanziamento sociale sono diventate la normalità, la miglior soluzione per rimanere distanti pur incontrandosi è proprio questa.

Niente più file interminabili o cacce all’ultimo posto auto per raggiungere il luogo della riunione di lavoro, e niente più trasferte stressanti che oltre a costare moltissimo all’azienda si rivelano spesso inutili. I meeting online rappresentano la soluzione a tutto ciò.

Vediamo quindi in questo approfondimento in cosa consistono esattamente questi meeting online ed alcuni consigli su come strutturarli che solo degli esperti di organizzazione di eventi e conferenze come noi di Venti Eventi siamo in grado di darti.

Pronto ad immergerti nella lettura?

Cosa è un meeting online?

Il meeting online non è altro che una riunione aziendale che anziché svolgersi in un luogo fisico con la presenza di tutti i partecipanti, si svolge in video conferenza tramite la rete, senza quindi che i partecipanti siano costretti a parteciparvi fisicamente. Questo è possibile grazie alle piattaforme di videoconferenza che permettono a più persone contemporaneamente di vedersi e parlare fra di loro!

Come avrai sicuramente intuito quindi un meeting online può offrire molti vantaggi di cui quelli che balzano subito agli occhi sono due:

  1. il meeting online dà la possibilità ai partecipanti di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti nel traffico e facendo risparmiare all’azienda i costi di eventuali trasferte.
  2. Nessuna trasferta significa più tempo da dedicare alle attività lavorative quindi il meeting online fa risparmiare stress e tempo a te ed alla tua azienda! Inoltre non è necessario organizzarlo con largo anticipo dal momento che non è necessario organizzare viaggi dovendo spesso ricorrere ai mezzi pubblici, che in questo periodo è sempre meglio evitare, ma puoi organizzarlo anche pochi minuti prima!

Tuttavia le insidie dei meeting online non sono poche. Basta infatti una connessione non costante per mandare in fumo i piani dell’azienda. Inoltre spesso è necessaria una piattaforma ad hoc per questo genere di incontri dal momento che un eccessivo numero di partecipanti alla riunione potrebbe inficiare la qualità audio video delle trasmissioni. Inoltre potrebbero essere necessarie delle particolari apparecchiature come telecamere, microfoni, sulle quali non tutti sono in grado di investire.

Ma niente paura! Noi di Ventievènti siamo qui proprio per aiutarti a risolvere questo genere di problemi. Prova ad organizzare il tuo meeting online attraverso il nostro portale cliccando qui!

Cosa serve per organizzare una riunione online?

Per organizzare un meeting online servono sostanzialmente solo tre cose:

  1. Un computer fisso, meglio se portatile, con una buona connessione ad internet. Senza connessione, oppure con una connessione lenta ed instabile la tua riunione online è destinata a fallire. Chi riuscirebbe a seguire la relazione di un tuo collega se la connessione con quest’ultimo saltasse in continuazione?
  2. Un sistema video e audio di ottima qualità: sentire e vedere bene chi sta parlando è importantissimo per la buona riuscita del tuo meeting online! Cerchiamo quindi di evitare il più possibile echi, rumori di fondo, distorsioni e interruzioni del suono. Inoltre è sempre bene indossare cuffie, sia per sentire meglio chi sta parlando ma anche per isolarsi dai rumori dell’ambiente esterno. A tutti piace vedere bene le persone con cui si sta parlando. Specie per gli italiani, la gestualità delle mani è importantissima per spiegarsi meglio, così come potrebbero essere importanti alcune espressioni del viso. Per questo una buona webcam, o in alcuni casi, anche più telecamere focalizzate su di uno stesso soggetto sono importanti.
  3. Una piattaforma per webinar: questa non è altro che un software da scaricare sul tuo computer che ti mette a disposizione molti strumenti utili (come la condivisione schermo online), permettendoti di organizzare tutte le tipologie di eventi online che desideri! Ne esistono davvero molti e di più tipi: da quelli gratuiti a quelli a pagamento. basta capire bene quali sono le necessità da soddisfare, come ad esempio il numero di partecipanti al meeting online e scaricare quello più adatto!

Come strutturare un meeting online: gestire i tempi è fondamentale

Perdere tempo non piace a nessuno. Proprio per ottimizzare al massimo il poco tempo a disposizione abbiamo deciso di fornirti alcuni utili consigli per strutturare al meglio la gestione dei tempi del meeting online che organizzerai o a cui parteciperai.

Comincia ad esempio a focalizzare gli obiettivi del tuo web meeting. Devi discutere di un bilancio, del budget per un progetto o hai bisogno di un momento di collaborazione con tutto il tuo team?

Per un meeting online di successo inoltre devi tenere presente che è necessario coinvolgere tutti i partecipanti. Dovrai quindi stare attento a facilitare gli altri a relazionarsi e a collaborare facendo in modo che ognuno di loro abbia il giusto tempo per intervenire. Solo così il meeting online potrà raggiungere i risultati sperati ed essere produttivo!

Per strutturare un meeting online inoltre è necessario preparare in anticipo una scaletta. Una scaletta che deve essere strutturata in quattro momenti distinti:

  1. Accoglienza: in questa fase una persona (solitamente chi organizza il meeting online) accoglie i partecipanti e spiega il funzionamento della piattaforma e gli strumenti che verranno utilizzati. È importante che si riesca a creare un clima rilassato e che tutti capiscano bene gli obiettivi da raggiungere.
  2. Presentazione delle attività e degli obiettivi dell’incontro. Questo compito è solitamente sempre a cura di chi organizza il meeting online.
  3. Svolgimento delle attività: è il momento più importante di tutti in cui si verifica la condivisione vera e propria. Il moderatore può avvalersi di strumenti particolari per mostrare slide, schemi e documenti ai partecipanti come ad esempio la condivisione dello schermo.
  4. Conclusione del meeting online: il momento in cui si tirano le somme della riunione lasciando spazio a domande o osservazioni

Consigli pratici

Non lasciare nulla al caso è importante. Per questo abbiamo raccolto alcuni consigli pratici da mettere in atto per fare in modo che tutto funzioni alla perfezione. Eccoli qui:

  • Testare il funzionamento della piattaforma assicurandoti che tutto funzioni correttamente. Controlla connessione, microfoni e audio, fai eventuali aggiornamenti del pc e assicurati che lo facciano anche tutti i partecipanti!
  • Decidere come gestire i tempi degli interventi. Questo sarà fondamentale per evitare che i partecipanti si sovrappongano. Pensa quindi a come dare la parola a ognuno: aprire i microfoni solo a richiesta potrebbe essere una soluzione.
  • Remind! Non aspettare che tutti si connettano all’ora stabilita, ma ricorda ai partecipanti della riunione online  e fornisci loro in anticipo tutte le indicazioni per accedervi. In questo modo eviterai il più possibile che qualcuno si dimentichi di registrarsi al meeting o addirittura che si dimentichi della riunione.
  • Registrare il meeting online: Si tratta di un’opzione utile che molte piattaforme mettono a disposizione. Può essere particolarmente utile ad esempio se prevedi che sia necessario stendere il verbale della riunione, oppure se vuoi offrire la possibilità ai partecipanti di rivedere o riascoltare i punti salienti della riunione anche in un secondo momento.
  • Esercitarsi nel public speaking online: parlare di fronte ad una webcam è diverso che parlare di fronte ad un pubblico di persone in carne ed ossa. Cerca di rendere dinamico il tuo intervento intervallando magari inquadrature su di te con slide o contenuti multimediali e cerca sempre di favorire gli interventi di chi ascolta per evitare di rendere il meeting monotono!

Grazie a questi consigli siamo sicuri che i meeting online non hanno più segreti per te.

Tuttavia per i motivi di cui abbiamo parlato all’interno di questo approfondimento potrebbe non essere così semplice per te organizzarne uno da solo. Ma per questo ci siamo noi!

Approfitta del nostro servizio di organizzazione di eventi per poter organizzare il tuo meeting online cliccando qui! 

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