Come passare da un evento fisico ad un evento online

Come passare da un evento fisico ad un evento online

Come passare da un evento fisico ad un evento online

Organizzare un evento online è l’ultima tendenza: scopriamo come passare da organizzare eventi fisici ad eventi online!

Quello dell’organizzatore di eventi, o event manager, è un lavoro reattivo e dinamico. Non per niente, una delle caratteristiche che gli organizzatori di eventi devono possedere è proprio quella di avere una mente aperta ed orientata alla ricerca di soluzioni. A prescindere da quanto sia ardua la situazione da affrontare.

Se ci pensiamo bene, quanto descritto fino a questo momento è proprio quello che è successo durante la pandemia globale. Molti eventi sono stati rimandati, altri addirittura cancellati del tutto, ma altri sono sopravvissuti. Come mai?

La risposta è chiara. Se molti eventi si sono svolti comunque è stato per il cambiamento delle loro modalità di svolgimento: da un evento fisico si è passati ad un evento online.

Anche noi ci siamo trovati di fronte a questa sfida essendo degli organizzatori di eventi. Non solo organizzatori di eventi ma anche operatori del digitale visto che crediamo fermamente che la collaborazione e la comunicazione digitale sia un futuro possibile. A questo proposito, se sei curioso di capire cosa siamo in grado di fare puoi cliccare qui per scoprirlo!

Il lavoro che abbiamo fatto in tutti questi anni ci ha dimostrato che le persone sono disposte a fare chilometri e chilometri pur di vivere una situazione confortevole. Un’altra cosa che abbiamo capito nel corso della nostra esperienza è che le interazioni faccia a faccia sono la chiave per la crescita delle relazioni sia a livello professionale che personale.

Tuttavia non siamo rimasti fossilizzati ad organizzare eventi fisici, ma fin da subito ci siamo interrogati su quale sia il modo migliore per organizzare un evento online. D’altronde questo è il futuro dell’industria degli eventi le sfide da vincere in futuro riguardano proprio il mondo del digitale!

Ecco perché abbiamo chiesto ai nostri esperti event manager di fare un po’ il punto di come si può passare da organizzare un evento fisico a predisporre un evento online. Continua a leggere per scoprirlo!

Evento online: come comunicare con il nostro pubblico?

Se hai deciso di traslocare il tuo evento, dovresti innanzitutto pensare a come comunicare il fatto che l’evento si terrà online al tuo pubblico. Per farlo ti consigliamo di tenere in considerazione i seguenti aspetti:

  • Lo stato d’animo dei vostri potenziali partecipanti. Ricevere la comunicazione per cui l’evento che tanto hanno aspettato si svolgerà online potrebbe spiazzarli;
  • Fornire informazioni chiare su cosa fare se non si può più partecipare oppure se non si vuole partecipare ad un evento online;
  • Fornire soluzioni semplici e facilmente comprensibili. Sostanzialmente dovrete fare buon viso a cattivo gioco cercando di non incolpare troppo le circostanze avverse;
  • Cercare di mettere tutti a proprio agio tenendo conto che ogni partecipante affronterà un evento virtuale in modo diverso da un punto di vista professionale e personale.
  • Lasciare il tempo necessario ai partecipanti di capire cosa è giusto per loro e se possono partecipare ugualmente all’evento online.

Come gestire l’esperienza?

Fortunatamente la tecnologia ha fatto passi da gigante e ad oggi ci sono un gran numero di piattaforme e strumenti da poter utilizzare per organizzare un evento virtuale. In maniera simile al modo in cui scegliereste una location per un evento, potete scegliere la giusta piattaforma per il vostro evento online.

Per un webinar o una videoconferenza potrebbe essere sufficiente anche una piattaforma gratuita. Viceversa, per un evento di dimensioni più grandi è necessario scegliere una piattaforma più robusta. Una piattaforma che magari offra ai partecipanti l’opportunità di fare rete e interagire con gli sponsor.

Un’altro parallelismo tra eventi fisici ed eventi online è il seguente. Così come esistono fornitori (catering, animazioe, luci ecc) per eventi in presenza, esistono anche fornitori per eventi virtuali. Pensiamo ad esempio a videomaker, fonici, ecc che predisporranno la loro attrezzatura in modo che possiate offrire un servizio di streaming di qualità.

Come monetizzare un evento online?

Quando si organizza un evento un online, la prima cosa che si percepisce è la diminuzione di valore dell’evento in questione. In pratica senza location fisica, è come se si perdesse un pezzo dell’evento. Tuttavia, a voler ben analizzare la situazione, non è proprio così. 

Il valore di un evento è infatti la qualità dei relatori che vi partecipano, dai panel e dalle opportunità di networking create dagli organizzatori. Motivo per cui, alcuni organizzatori riescono a gestire con successo eventi online, ricavando anche cifre a sei zeri.

Nonostante quanto abbiamo appena detto però potrebbe essere utile organizzare anche eventi virtuali gratuiti. Così facendo potrete sfruttare gli eventi per altri scopi, e magari avere a disposizione altri strumenti per la vostra strategia di branding. Gli eventi online gratuiti infatti si prestano ad essere utilizzati come strumenti di marketing o di vendita.

Per farlo cercato di portare Relatori e Sponsor sulla vostra strada, chiedetegli di darvi fiducia. Magari chiedete loro un supporto in più, un evento di un giorno, gratuito e online, per coinvolgere il pubblico. L’obiettivo potrà essere considerato raggiunto quando relatori e sponsor saranno diventati vostri partner. 

Come promuovere i contatti reali tra i partecipanti e i relatori?

Quando si passa da un evento fisico ad un evento online, una delle sfide più ardue da vincere è quella di favorire il networking. Questo aspetto è infatti molto importante per i nostri eventi visto che è una priorità per oltre il 50% dei partecipanti.

Potrebbe essere una buona idea integrare il tuo evento online con gli aspetti di networking e con la gamification. Aspetti che senza dubbio sono in grado di mantenere alto il coinvolgimento dei partecipanti. D’altronde, le distrazioni sono molte e molto vicine ai partecipanti ad un evento online. Pertanto l’engagement è un fattore chiave per il successo del tuo evento.

Se avete difficoltà a capire come creare engagement ecco alcune cose a cui potete pensare:

  • Avere un MC (Master of Ceremonies ) durante tutto l’evento. Suo compito sarà quello di introdurre i relatori e mettere in evidenza i punti chiave di ogni sessione al pubblico;
  • Eseguire sondaggi online o domande e risposte sulla piattaforma o sui social media;
  • Creare hashtag per l’evento. Durante l’evento ad esempio il MC potrebbe ripeterli ed incoraggiare i partecipanti ad utilizzarli.
  • Creare una community Whatsapp specifica per l’evento o un canale Telegram.

Conclusioni

Le opzioni per gestire un evento online, come abbiamo visto sono numerosissime. Possiamo quindi affermare che non esiste una soluzione unica che si adatta a tutte le opzioni, piuttosto è necessario essere bravi a scegliere la migliore.

Vuoi organizzare il tuo evento online? Allora clicca qui!

 

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