Come organizzare un evento online di successo

Come organizzare un evento online di successo

Come organizzare un evento online di successo

Come puoi organizzare un evento online di successo? Ecco alcuni consigli che possono tornarti utili!

Organizzare un evento online non è affatto facile, lo sappiamo benissimo. Specie in un momento come questo in cui la tecnologia ha fatto passi da gigante e con una pandemia in corso. Questi due fattori infatti hanno fatto si che vi sia un offerta di eventi online particolarmente ampia.

Nonostante possano sembrare un po’ futuristici gli eventi online esistono fin dal 1993, quando fu organizzato il primo live stream. Da quel momento in poi hanno subito una lenta ma costante crescita, di pari passo con i progressi tecnologici. Nonostante prima del coronavirus organizzare eventi online non era una pratica molto diffusa oggi, con una pandemia in corso possiamo affermare che sono indispensabili.

Le circostanze dovute al covid-19 e i progressi tecnologici hanno reso difficile l’aggregazione sociale e culturale, ma hanno anche aperto le porte o nuove modalità di connessione online. Tanto che alcuni tra i più grandi eventi del 2020, specie nel panorama digitale italiano (come il Web Marketing Festival) e mondiale, si sono spostati interamente online.

Ovviamente, organizzare un evento online ha senza dubbio i suoi innegabili vantaggi, soprattutto in questo contesto di pandemia. Probabilmente gli assembramenti resteranno infatti vietati sul medio e lungo periodo. Ma organizzare un evento online ha anche altri vantaggi come: ridurre i costi, rendere la presenza più accessibile e rendere l’organizzazione dell’evento e la sua fruibilità più sostenibile.

Organizzare un evento online quindi sta sempre più diventando l’unica strada per la formazione e per l’aggregazione sociale. Ma la tua azienda è pronta per organizzarne uno?

Sei hai già in mente qualcosa a riguardo puoi sempre chiedere il nostro aiuto nell’organizzazione cliccando qui. In alternativa, se ancora devi mettere bene a fuoco le idee e sei in cerca di suggerimenti su come fare, continua a leggere. I nostri esperti event manager hanno infatti cercato di riassumere in poche parole tutta la loro esperienza per te.

Organizzare eventi online: quali sono le loro diverse tipologie?

Come prima cosa è necessario specificare che un evento online è un incontro organizzato sul Web, anziché in un luogo fisico. Questi incontri, a seconda della loro dimensione, quindi del numero di partecipanti, possono essere di varie tipologie. Possono variare da piccole sessioni di Q&A fino a conferenze su larga scala con migliaia di partecipanti.

Qui di seguito abbiamo cercato di fare un breve elenco di alcune delle tipologie di eventi online più diffusi.

Tutorial o Evento di formazione

Questo tipo di eventi è particolarmente indicato quando si deve lanciare nuovi prodotti, rivelare casi d’uso del prodotto oppure rispondere alle FAQ degli utenti. Durante questi eventi infatti è facilissimo fornire suggerimenti, trucchi e spunti che i tuoi potenziali clienti possono apprendere e successivamente diffondere.

Molte aziende di cosmetici ricorrono a questo tipo di eventi, ma non solo. Anche chi gestisce un ristorante o una pizzeria può offrire alcuni spunti utili a potenziali clienti.

Organizzare un evento on-line: Formazione e corsi

Fra le tipologie di eventi che si possono organizzare online più diffusi vi sono senza dubbio webinar, workshop e corsi di formazione.

Questi formati possono offrire una panoramica più completa su temi specifici, testando abilità, strumenti e molto altro. Ad esempio, molti professionisti del web marketing sono soliti organizzare eventi online di questo tipo. Webinar e simili sono infatti perfetti per offrire contenuti approfonditi pensati ad hoc per i loro potenziali clienti: ad esempio un corso su come costruire un piano di marketing per rilanciarsi in questo periodo di crisi.

Behind the scene

I tour dietro le quinte stanno diventando sempre più popolari. Questo perché sono perfetti per molti soggetti, non solo artisti, ma anche soggetti come gallerie d’arte e musei, per offrire ai loro spettatori scorci unici ed originali. Ad esempio, lo scopo di tutto questo per musei e gallerie d’arte potrebbe essere quello di invogliare lo spettatore a vistare il museo o galleria.

Non per forza è necessario far vedere attrazioni speciali per fare un dietro le quinte. Può bastare un tour all’interno degli uffici di un’azienda dalla comunicazione istituzionale oppure una visita in cucina mentre lo chef del ristorante sta cucinando.

Organizzare eventi online come interviste ed esibizioni

Organizzare eventi online come interviste ed esibizioni è un ottimo modo per coinvolgere parte degli esperti del tuo team. In questo modo gli esperti possono condividere le proprie conoscenze in una sessione live di domande e risposte.

Con questo metodo puoi praticamente ri-arrangiare un po’ tutto, basta solo avere un po’ di fantasia. Ricordati anche che di rendere il tutto un po’ più interattivo in modo da coinvolgere gli spettatori!

Suggerimenti per l’organizzazione di un evento online

Organizzare un evento online significa sicuramente andare incontro ad alcune sfide. Qui di seguito abbiamo raccolto alcuni consigli su come organizzare un evento online che speriamo possano tornarti utili!

Crea un piano d’attacco

Ogni eventi dovrebbe avere una strategia dietro di sé, a prescindere dalla sua dimensione. Parti da un obiettivo e da un concetto chiave per sviluppare un format che sia apprezzato dai tuoi utenti.

Prima di iniziare ad organizzare il tuo evento online dovresti rispondere alle seguenti domande:

  • che tipo di esperienza speri di offrire?
  • l’evento sarà live, on demand o entrambe le cose?
  • dove vuoi trasmettere il tuo contenuto?
  • l’accesso sarà gratuito o a pagamento?
  • qual è il momento migliore per farlo?
  • richiederai la registrazione?
  • qual è la tua strategia di promozione?

Rispondere a queste domande ti permetterà di partire con le idee chiare e questo, lasciatelo dire da chi per mestiere organizza eventi, non è affatto poco!

Organizzare eventi online al momento giusto

Il tempismo è un fattore da non sottovalutare quando si organizzano eventi online. Scegliere data ed orario più corretti per il tuo evento è molto importante, indipendentemente dalla sue dimensioni e dalla piattaforma utilizzata. Per fortuna possono venire in nostro soccorso strumenti come gli Insights dei vari social. Un ottimo modo per scoprire quando i tuoi utenti sono online e lancia un sondaggio per verificare le loro preferenze.

Un’altra cosa che dovresti fare è assicurarti che non ci siano altri eventi che possano essere concorrenti al tuo nello stesso momento in cui si svolgerà il tuo.

Promuovi il tuo evento

Per ottenere una buona partecipazione al tuo evento online devi avere una strategia di promozione ad hoc. Cerca di differenziarti dai tuoi competitor e dall’immensità dell’offerta presente attualmente in rete.

Inoltre ti consigliamo caldamente di non focalizzarti su di un unico canale per promuoverlo. Utilizza sia i social, che il blog che le newsletter per aumentare la possibilità di raggiungere il pubblico di tuo interesse.

Incoraggiare l’engagement

Se crei opportunità di engagement, il tuo pubblico sarà più coinvolto. Perché? Beh, perché è divertente. Ad esempio puoi chiedere ai tuoi spettatori di inviarti domande tramite una chat o direttamente nei commenti. Chi invierà la domanda con più probabilità rimarrà connesso per attendere una tua risposta!

Tra l’altro le piattaforme online hanno diverse funzionalità interattive, quindi cerca di capire come fare per sfruttarle al meglio!

In conclusione

Organizzare un evento online, come puoi aver notato, non è affatto cosa semplice. Anche per questo tipo di eventi è necessario individuare e realizzare un formato che sia basato sul proprio target. Ma non finisce qui: infatti è necessario anche implementare una strategia di promozione dell’evento che sia in grado di raggiungere l’audience che ti interessa.

Se hai letto i nostri consigli fino a questo punto, dovresti aver capito a grandi linee come organizzare un evento online. Se invece non hai ancora le idee chiare su come fare perché non provi a richiedere il nostro aiuto cliccando qui?

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