5 consigli per organizzare video conferenze che piacciono

5 consigli per organizzare video conferenze che piacciono

5 consigli per organizzare video conferenze che piacciono

5 consigli che ti torneranno utili per creare video conferenze o eventi virtuali di successo

Organizzare video conferenze è diventata una delle principali attività per mantenere i rapporti con colleghi di lavoro ed amici. In tempi di lockdown e pandemie infatti ricorrere alle video conferenze virtuali rappresenta senza ombra di dubbio un’ottima soluzione al problema del mantenimento del distanziamento sociale. Un soluzione che ha il duplice vantaggio di proteggere i partecipanti dal rischio di contagio ma anche dalle multe cui potrebbero andare in conto durante gli spostamenti non necessari.

Si perché, specie a seconda del colore della zona in cui si vive, potrebbe essere un problema solamente uscire di casa. E se questo potrebbe essere un problema figuriamoci l’andare al lavoro, nonostante sia ufficialmente un valido motivo per spostarsi. Il remote working è infatti fortemente raccomandato e molte aziende, probabilmente anche la tua, si sono organizzate di conseguenza. Ecco quindi che per portare avanti dei progetti fra vari team aziendali, oppure semplicemente per dei briefing è necessario sempre di più organizzare video conferenze o altri eventi virtuali.

Abbiamo perciò chiesto ai nostri event manager di darci alcuni consigli utili su come creare delle video conferenze o eventi virtuali di successo. D’altronde questa è una tendenza in forte crescita già da un po’ di tempo, ben prima della pandemia quindi i nostri collaboratori sanno già il fatto loro in materia!

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Enagement: la chiave del successo per organizzare video conferenze online

La chiave del successo per organizzare una video conferenza è il coinvolgimento del pubblico. Un evento online “monodirezionale” e poco movimentato risulta noioso ed i partecipanti potrebbero scappare via dopo poco.

Attirare l’attenzione dei partecipanti, per poi mantenerla vigile deve essere l’obiettivo fondamentale del tuo evento online. Per fare questo puoi avvalerti di contenuti multimediali come slides, video, oppure stimolare l’interazione fra i partecipanti spingendoli a fare domande. Ma questi sono solo degli aspetti generali e generici delle video conferenze.

Qui di seguito trovi 5 consigli per organizzare videoconferenze con un alto tasso di coinvolgimento dei partecipanti.

1. Trasformare una normale video conferenza in un meeting produttivo

Questa è una delle cose migliori che puoi fare per coinvolgere il tuo pubblico. Se è vero che una riunione ha un ordine del giorno, allora anche un virtual meeting ha una scaletta che deve essere rispettata. In particolare è sempre bene avere sottomano una scaletta dettagliata e che preveda delle sequenze brevi, di 3 o 5 minuti ciascuna.

Organizzare una video conferenza significa anche avere un buon sistema audio e video in grado di far vedere e far sentire adeguatamente ogni relatore all’evento. Se poi c’è anche un regista tanto meglio: grazie al suo lavoro l’evento avrà un vero e proprio flusso dello spettacolo movimentato che contribuirà a mantenere alta l’attenzione di chi segue.

L’importante quindi è condensare le presentazioni nel modo più conciso possibile, coinvolgere quanti più relatori possibile e mantenere lo spettacolo in movimento.

2. Essere personali

I tocchi semplici e personali aggiungono molto alle riunioni virtuali.  Quando si deve organizzare una video conferenza è sempre bene ricordarsi di:

  • Usare i nomi dei relatori;
  • Chiamare i partecipanti per nome durante le presentazioni.
  • Raccontare aneddoti che aiutano a catturare l’attenzione sugli argomenti della video conferenza o che comunque sostengono il messaggio che si vuole lanciare.

3. Organizzare video conferenze: l’importanza di parlare con i partecipanti

Il consiglio di parlare con i partecipanti quando si devono organizzare video conferenze può sembrare scontato. Tuttavia capita spesso che chi si trova a parlare si dimentichi di rivolgersi al pubblico che lo sta seguendo. Essere di fronte ad un PC o ad una telecamera di certo non aiuta. Tuttavia è sempre importante stabilire una connessione con il pubblico a cui ci si rivolge.

Ad esempio potresti:

  • Fare riferimento alle posizioni geografiche dei partecipanti;
  • Raccontare una storia che coinvolga uno o più partecipanti presenti menzionandoli per nome;
  • Raccontare una barzelletta o comunque fare ricorso all’umorismo.

Parlare con i partecipanti stimolerà anche la loro partecipazione tramite domande e chiarimenti. Per evitare però che ci si perda in domande lunghissime e inconcludenti, ma anche per dare la possibilità a tutti di fare la loro richiesta è sempre bene moderare domande e commenti. Insomma sempre meglio avere qualcuno che mantenga alto l’engagement, che aiuti a chiarire cosa chiedono i partecipanti, che smisti le domande e che può riformularle per il gruppo se sono complesse da ascoltare.

4. Utilizzare gli strumenti della piattaforma tecnologica della video conferenza

Indipendentemente dalla piattaforma (Teams, Zoom, Skype ecc.) ci sono alcuni strumenti semplici e utili che a volte dimentichiamo di sfruttare durante un evento virtuale.

Ecco alcuni esempi di questi strumenti che potresti utilizzare per aumentare l’engagement della tua conferenza virtuale:

  • Sessioni Domande & Risposte in tempo reale
  • Live chat
  • Sondaggi e quiz
  • Breakout room virtuali

5. Sfruttare le comunicazioni pre-evento

Una forte campagna di comunicazione è sempre una buona idea per questo è importante sfruttare anche i contenuti pre-evento. Ecco alcuni esempi:

  • Inviare una prima e-mail di invito;
  • Fare un breve sondaggio pre-evento (1-3 domande);
  • Sollecitare i partecipanti ad anticipare qualche domanda per averne già di pronte;
  • Rendere disponibili video, presentazioni o contenuti di lettura prima dell’evento virtuale.

Organizzare video conferenze con autenticità

Se devi organizzare video conferenze ricordati di far trasparire il fatto che, anche tu, come i partecipanti, sei un essere umano. Va bene essere lucidi, ma cerca di non essere rigido per non creare diffidenza fra i partecipanti al tuo evento online. Sii sincero e trasparente, tira fuori il tuo vero io e vedrai che tutto andrà per il meglio!

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